Dołącz do czytelników
Brak wyników

Zarządzanie na produkcji

8 listopada 2022

NR 71 (Październik 2022)

Sposób na kryzys – transparentność i eliminacja strat

0 41

Światowy kryzys dotyka dzisiaj niemal każdą gałąź gospodarki. Praktycznie każdy przedstawiciel sektora produkcyjnego ponosi koszty wojny, pandemii, braków kadrowych, ogromnej inflacji czy problemów energetycznych. Dodatkowym czynnikiem wpływającym na trudność funkcjonowania przedsiębiorstw jest niezwykle niepewna przyszłość, gdyż decyzje gospodarcze przedstawicieli zarówno ze wschodu, jak i zachodu oraz gospodarzy Polski są wielką niewiadomą.

Napięcia gospodarczo-polityczne mają również bardzo silny wpływ na pracowników, operatorów produkcji, inżynierów, kierowników i menedżerów. Zwiększone koszty życia i świadomość, że w najbliższych miesiącach będą nadal znacznie rosły, zmusza pracowników do poszukiwania nowego zatrudnienia za większe wynagrodzenie. Przedsiębiorstwa szukające oszczędności decydują się nierzadko na zmiany organizacyjne, które powodują spadek zaangażowania, pogarszanie się atmosfery w zespołach oraz odejścia pracowników.

POLECAMY

Jak w takim razie zadbać o status quo przedsiębiorstwa albo przynajmniej zwiększyć prawdopodobieństwo pozostania organizacji w stanie nienaruszonym? Warto sięgnąć po rozwiązania sprawdzone i zbadane, które, mimo że wymagają dodatkowego wysiłku od kadry zarządzającej, mogą zapewnić utrzymanie wszystkich wymaganych wskaźników na dotychczasowym poziomie.

Gotowość na kryzys

Winston Churchill mawiał, że generałowie zawsze są gotowi na wojnę. Podobnie do zarządzania powinni podchodzić menedżerowie. Skutecznego menedżera cechuje patrzenie perspektywiczne, a nie pełna koncentracja na gaszeniu codziennych pożarów. W czasach prosperity powinno się analizować możliwe zagrożenia oraz planować postępowanie w razie ich wystąpienia. Brak gotowości na braki kadrowe, pandemię czy braki surowców będą skutkować bardzo szybkimi efektami w przypadku wystąpienia powyższych kryzysów. Scenariuszy, jakie mogą wystąpić, jest wiele, jednak od tego są analitycy ryzyka i poszukiwanie rozwiązań zapobiegania problemom, nim one wystąpią. Warto w tym celu skorzystać z narzędzi wykorzystywanych w Lean Management, tj. 5xWhy czy Diagram Ishikawy, ale nie tylko.

Dogłębna analiza hipotetycznych sytuacji oraz poznanie sposobów rdzenia sobie z trudnościami przez inne organizacje, konkurencję, a nawet organizacje z innych sektorów pozwalają zdobywać wiedzę, która może okazać się niezwykle potrzebna. Im więcej wiedzy i poznanych metod rozwiązywania problemów, tym więcej pomysłów i szybsza reakcja na problemy w swojej organizacji.

Transparentność i komunikacja

W czasach kryzysu nie ma dla pracowników nic ważniejszego niż jasne i klarowne informacje od osób kierujących organizacją. Przekazywanie informacji nie może skończyć się jedynie wysłaniem e-maila albo scedowaniem odpowiedzialności za poinformowanie pracowników na kierowników zmian czy liderów zespołów. W trudnych sytuacjach to np. dyrektor zakładu powinien stanąć przed pracownikami i powiedzieć, jaki jest stan firmy oraz jakie rozwiązania będą wdrażane, aby utrzymać status quo.

Dyrektor, informując bezpośrednio wszystkich pracowników, wykorzystuje regułę autorytetu opisaną przez dr. Roberta Cialdiniego w jego słynnej publikacji [1]. Reguła ta mówi, że odbiorca komunikatu chętniej podda się słowom osoby, którą uważa za autorytet. Jeżeli zatem komunikat dotyczący sytuacji kryzysowych i metod, jakie będzie stosowała organizacja, przekaże osoba przewodząca organizacji, z pewnością wywrze to znacznie większy wpływ niż przekazanie takiej informacji przez bezpośredniego przełożonego, np. lidera zespołu. Co ciekawe, nawet negatywne informacje przekazywane przez osoby z wyższego szczebla organizacji mają znacznie lepszy odbiór niż w przypadku pracowników niższego szczebla.

Bardzo dobrą praktyką niektórych przedsiębiorstw jest stosowanie comiesięcznych spotkań komunikacyjnych wszystkich pracowników z szefem przedsiębiorstwa. Na takich spotkaniach przekazywane są informacje, których pracownicy mogą być pewni. Nie ma wtedy miejsca na plotki i niedopowiedzenia.

Transparentność to nie tylko spotkania, ale również wizualna prezentacja informacji. Określenie jasnych zasad dotyczących wszystkich, niezależenie od pełnionej funkcji w organizacji jest koniecznością. Jeżeli wprowadza się zasadę noszenia maseczek ze względów zdrowotnych, zasadę tę powinni w pierwszej kolejności przestrzegać kierujący organizacją. Jeżeli ogranicza się zużycie zasobów, to zwłaszcza u osób zarządzających powinno być to widoczne.

Jedną z praktyk, jakie stosowały organizacje w czasie wybuchu pandemii COVID-19, było zbieranie od operatorów produkcji pytań, na które następnie udzielał odpowiedzi odpowiedzialny dział, najczęściej w tym wypadku HR. Odpowiedzi wieszane były na tablicach informacyjnych, a dodatkowo kierownicy zmian przekazywali je w swoich zespołach.

Atmosfera

Rosnąca inflacja, raty kredytów, wojna, pandemia oraz wiele innych czynników wpływają na stany emocjonalne pracowników. Warto wziąć pod uwagę, że pracownicy spędzają w pracy znaczną część dnia i traktowanie ich tylko jako wykonawców określonych zadań jest szybką drogą do niezrealizowania narzuconych celów organizacji. Nieprzypadkowym trendem w Stanach Zjednoczonych Ameryki jest tak zwana Wielka Rezygnacja, czyli masowe odchodzenie z pracy pracowników z wielu branż. Jest ona spowodowana między innymi sytuacją polityczno-gospodarczą kraju. Należy bezwzględnie mieć na uwadze, że trend ten będzie się utrzymywał i w niedługim czasie może dotrzeć również do Polski. Dlatego już teraz przedsiębiorstwo, któremu zależy na zatrzymaniu pracowników, powinno zainwestować w budowanie relacji z pracownikami. Pomocne będą tu szkolenia i programy coachingowe zarówno dla kadry kierowniczej, jak i operatorów i liderów zespołów. Pracownicy muszą widzieć, że firmie zależy na ich zatrzymaniu i nie są planowane redukcje stanowisk.

Pomocna w budowaniu relacji jest wspomniana wyżej transparentność, której brak będzie miał negatywny wpływ na organizację.

Oszczędności

Cięcie kosztów to temat wrażliwy. Zwłaszcza jeżeli oszczędza się na pracownikach. Jednak oszczędzanie na załodze powinno być brane pod uwagę na samym końcu. To pracownicy są najważniejszym elementem organizacji, na co zwracał uwagę Richard Branson, założyciel grupy Virgin. Zaznaczał on, że od klienta ważniejszy jest pracownik, ponieważ to on zadba o klienta. Dlatego należy o pracowników dbać.

Poszukiwanie oszczędności warto rozpocząć od eliminacji strat, stosując narzędzie znane z koncepcji zarządzania Lean Manufacturing. W metodzie tej straty, jakie występują w całej organizacji, podzielone zostały na kategorie. Taki podział pomaga patrzeć na proces, organizację i jej otoczenie w uporządkowany i efektywnych sposób. Aby poszukiwać strat, wystarczy tylko utworzyć zespół z kilku pracowników z różnych obszarów, wyposażyć ich w kartkę z wypisanymi wszystkim kategoriami strat, długopis i obserwować dany proces przez 45 minut. Po tym czasie zespół spotyka się i omawia dostrzeżone straty. Straty poszukiwane są w poniższych kategoriach.

Nadprodukcja – produkowanie więcej niż wymaga tego zamówienie. Jest to bardzo częsta przypadłość firm produkcyjnych, która generuje większość pozostałych strat. Nadprodukcja to zużycie większej ilości energii, to narażanie pracowników na niebezpieczeństwo, gdyż muszą oni wykonywać więcej czynności. W ramach poszukiwania oszczędności warto wziąć pod uwagę, czy organizacja nie produkuje zbędnych ilości. Zmniejszenie produkcji tylko do ilości, jakich oczekuje klient, natychmiast wygeneruje zauważalne zmniejszenie kosztów.

Nadmierne zapasy – kupowanie na zapas półproduktów czy też nadprodukcja generują znaczne koszty. W zależności od produktu, na utrzymanie zapasów w zdatnej do użytku kondycji należy zużyć duże ilości energii. Często produkty przechowywane są na wolnym powietrzu i poprzez warunki atmosferyczne ulegają degradacji. Poza tym powierzchnia, którą te produkty zajmują, z powodzeniem mogłaby być wykorzystana bardziej produktywnie. Zapasy wymagają również transportu, podczas którego mogą zostać uszkodzone. Przykładem, w jaki sposób nadmierne zapasy generują dodatkowe koszty, jest sytuacja, kiedy przedsiębiorstwo znajduje klienta na magazynowany produkt, który leżał już dłuższy czas. Jak się okazało, niektóre z produktów były uszkodzone, a liczba produktów dobrych nie zaspokaja zapotrzebowania klienta. Jak wykazała analiza przy wkładaniu na półkę, pracownik przy transporcie wózkiem widłowym palety z produktami prawdopodobnie uderzył w coś paletą, jednak nie zauważył, że paleta jest naruszona, i odłożył ją na właściwe miejsce, nie informując o zaistniałej sytuacji.

Gdyby przedsiębiorstwo produkowało tylko zamawiane przez klienta ilości, opisany problem nie miałby prawa wystąpić.

Warto zweryfikować, czy na pewno zapasy, które posiadamy, są nam niezbędne. W jakim stopniu możliwe jest uwolnienie powierzchni magazynowych.

Niepotrzebny transport – tu również konieczne jest spojrzenie krytycznym okiem, czy aby przewożenie półproduktów czy wyrobów gotowych w obecny sposób jest optymalne. Przeanalizowanie tras transportowych, obserwacja i rozrysowanie ich to tylko początek. Każdy wyeliminowany metr trasy, jaki ma do przejechania operator wózka widłowego, to oszczędność energii, czasu i zwiększenie bezpieczeństwa pracownika, a co za tym idzie zmniejszenie kosztów.

Niepotrzebny ruch – bardzo często operatorzy wykonują zbędne czynności, na które na pierwszy rzut oka nie zwraca się uwagi. Dlatego tak istotne jest dokładne przeanalizowanie każdego, nawet najmniejszego ruchu pracownika. Czasem tylko przestawienie jednego elementu wyeliminuje np. niepotrzebny obrót. Ciekawym przykładem jest jedna z firm produkcyjnych, która wyznaczyła sobie cel, że w ciągu roku produkcyjnego wyeliminuje konieczność schylania się pracowników, co też się udało. Interesującym rozwiązaniem jest urządzenie eliminujące konieczność schylania się przy spinaniu palet pasami.

Inna firma z sektora energetycznego dzięki zamontowaniu kamery w jednym z miejsc na linii produkcyjnej wyeliminowała konieczność chodzenia pracownika w to miejsce w celu weryfikowania, czy proces przebiega poprawnie. Operator mógł obserwować wszystko na monitorze, a kiedy proces wymagał interwencji, dopiero wtedy szedł zweryfikować sytuację. Co istotne, takie sytuacje występowały tylko w kilku procentach przypadków. Do momentu zamontowania monitoringu pracownik pokonywał codziennie kilka kilometrów. Zaoszczędzony czas mógł poświęcić na inne, istotne czynności.

Defekty – każda produkcja cechuje się jakimś procentem uszkodzonych produktów. Dążenie do wyeliminowania defektów można traktować w dwojaki sposób. Poszukiwanie i eliminacja przyczyn defektów już powstałych, za pomocą leanowych narzędzi do rozwiązywania problemów, tj. 5xDlaczego, wykres Ishikawy, Arkusz A3 czy inne. Można również eliminować przyczyny defektów, nim one wystąpią. Służy do tego metoda Six Sigma, która polega na pozyskiwaniu jak największej liczby danych do wykorzystania. Metoda ta składa się z pięciu kroków: definiowanie, pomiar, analiza, udoskonalenia, kontrola.

Nadmierne przetwarzanie – gdyby dokładnie przeanalizować procesy produkcyjne, można znaleźć takie jego elementy, które można z powodzeniem wyeliminować, gdyż są zbędne z punktu widzenia wytwarzania produktu. Aby zobrazować to dokładniej, można wyobrazić sobie firmę pokrywającą elementy metalowe farbą. Podczas produkcji występują zacieki, które wymuszają na firmie dodatkową czynność usuwania tych zacieków przez operatorów. Taka czynność nie generuje żadnej wartości dodanej, a jedynie wymaga poświęcenia dodatkowych zasobów. Wyeliminowanie przyczyny pows...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy