Rutyny i rytm procesu zarządzania zapasami – klucz do odzyskania kontroli

Dlaczego rutyna jest najważniejsza?

W poprzednich materiałach mówiłem już o wielu rzeczach, które są istotne w procesie zarządzania zapasami. Ale rutyna i rytm tego procesu to naprawdę fundament, na którym wszystko inne stoi – albo się wali. Bez niej nic się nie wydarzy. Żadne systemy, strategie, analizy, KPI ani listy działań nie przyniosą nam efektu, jeśli ta rutyna i rytm nie będą odpowiednio zaprojektowane i egzekwowane.
Co z tego, że zrobimy sobie najlepsze analizy, ustalimy najlepszą strategię, skoro ta strategia będzie tylko na papierze? Co z tego, że narzędzia będą aktualizowane, skoro nikt z nich nie będzie korzystał? Będziemy mieli masę analiz i wskażników, które będą gdzieś pokazywane, ale nic się z nimi nie będzie działo.
Dlatego bardzo ważne jest ustawienie całego procesu zarządzania zapasami w pewien rytm – czyli określenie co, kto i kiedy powinien robić. Musimy stworzyć proces rutynowy, cykliczny.

Przeglądy codzienne – gdzie dzieje się najwięcej

Te czynności, które trzeba robić codziennie, dają najwięcej efektu i przynoszą największą różnicę. Poza egzekwowaniem uzgodnionych działań optymalizacyjnych musimy kontrolować, czy proces przebiega poprawnie – czyli czy to, co mamy zaplanowane w strategii zarządzania zapasami i strategii uzupełnienia zapasów, faktycznie działa.

Komunikaty MRP

Pierwszą rzeczą, którą powinniśmy sprawdzać codziennie, są komunikaty MRP. Powinny być analizowane tak często, jak często przeliczane jest nasze MRP. Jeżeli MRP jest przeliczane kilka razy w ciągu dnia, to powinniśmy przeglądać te komunikaty kilka razy dziennie, żeby sprawdzić, czy coś nowego się nie pojawiło.
Komunikaty MRP to sygnały mówiące, że coś się zmieniło i musimy na nowo przemyśleć nasze plany – zarówno te dotyczące produkcji, jak i zamówień u dostawców. Może to oznaczać, że nagle wzrosło zapotrzebowanie, czegoś zaczęło brakować albo wręcz przeciwnie – okazało się, że mamy więcej surowca, niż myśleliśmy. Na przykład: zwolniliśmy coś z kontroli jakości albo straty w produkcji okazały się mniejsze, więc nie potrzebujemy już dokupować tylu materiałów.
W firmach, w których MRP uruchamia się raz w tygodniu, zawsze gorąco zachęcam – róbcie to codziennie. Zbieranie wszystkich komunikatów i przeglądanie planów tylko raz w tygodniu może być ogromnym wysiłkiem. Jeśli podzielimy to na mniejsze części i każdego dnia przeanalizujemy kilka najważniejszych sygnałów, to znacznie łatwiej to ogarnąć. Im rzadziej to robimy, tym trudniej i tym większe ryzyko, ż...