Strategia proaktywności w realiach VUCA. Jak zarządzać efektywnością, gdy jedyną stałą jest zmiana?

W ujęciu operacyjnym proaktywność oznacza bycie aktywnym, zanim pojawi się bodziec wymuszający reakcję. To swoista „profilaktyka” – dbanie o kondycję organizacji wtedy, gdy maszyny jeszcze pracują, a portfel zamówień jest stabilny, by uniknąć kosztownego „leczenia” w fazie kryzysu. 
Logika jest prosta. Efektywność działania wcześniej jest wielokrotnie wyższa niż po fakcie. Tak jak w przypadku chorób, kontuzji czy wypadków.

Reaktywność jako dług technologiczny i organizacyjny

System reaktywny to taki, w którym ponosimy wysokie koszty ratunkowe, ponieważ nie mamy innego wyjścia. Reaktywność jest jak dług, którego odsetki rosną z każdą minutą przestoju lub opóźnienia. W pewnym momencie koszty utrzymania niestabilnego procesu rosną tak drastycznie, że firma traci zdolność spłaty nie tylko „kapitału” (strat operacyjnych), ale nawet „odsetek” (utraconych szans rynkowych).
Przeciwieństwem jest właśnie system proaktywny, gdzie planowanie z wyprzedzeniem obniża koszty zmienne, redukuje eskalację problemów i pozwala „zgarniać premię” w czasie, gdy konkurencja walczy o przetrwanie. Działa jak kontrolne badanie krwi – zrobione, zanim coś zaboli.

Cztery techniki reagowania w sytuacjach biznesowych

W dobrze zaprojektowanej strategii, organizacji i produkcji sama reakcja nie musi być chaotycznym ruchem, lecz scenariuszowo zaplanowanym działaniem. Nie da się przewidzieć każdego zdarzenia, większość sytuacji w przemyśle ma charakter powtarzalny. 
Umiejętność poprawnego reagowania pięknie ilustruje trening pilotów samolotów wojskowych. Kluczem jest zrozumienie różnicy między reakcją (react) i odpowiedzią (response). 
Jeśli zdarzy się X, to ja zrobię Y. Nie eksperymentuję, ale wiem, co zrobić i moja „reakcja jest natychmiastowa”. Gdy piloci znają swój kolejny ruch, to jest odpowiedź. Gdy improwizują, to muszą myśleć po fakcie – tu więc reagują. I to prowadzi do utraty ułamka sekundy. Ułamka kluczowej sekundy.
Ze względu na język polski dalej będę pisał o reagowaniu, ale czytelnik będzie już wiedział, że chodzi tu o poprawne odpowiadanie na pułapki, które zastawia nam rzeczywistości, a nie „szycie” reakcji w trakcie boju...