Planowanie i prognozowanie w S&OP. Jak skutecznie zarządzać mrożeniem horyzontu?

Zamrożony horyzont planowania – stabilność czy pułapka?

Zamrożony horyzont planowania (ang. frozen horizon) to okres, w którym nie są dopuszczalne żadne zmiany w planie. Może to dotyczyć planu: produkcji, sprzedaży, dostaw do klientów czy dostawców, jak również prognoz zapotrzebowania. W praktyce zamrożenie oznacza, że np. przez najbliższe 3 miesiące plan produkcji pozostaje niezmienny, bez możliwości wprowadzania korekt. Dlaczego zamrażamy horyzont planowania?
Głównym celem jest zapewnienie stabilnego i przewidywalnego środowiska pracy. Produkcja działa znacznie sprawniej, gdy zespół dokładnie wie, co i kiedy ma być wykonane, bez obaw, że plan nagle się zmieni.
Bez zamrożonego horyzontu pojawia się chaos – plan produkcji jest nieustannie korygowany, a firma działa w trybie gaszenia pożarów. Klienci składają zamówienia poniżej lead time’u (czasu potrzebnego na realizację), oczekując natychmiastowych rozwiązań. Efekt? Spadek produktywności, obniżenie motywacji zespołu, opóźnienia i rosnąca frustracja zarówno wewnątrz firmy, jak i wśród klientów.
Podobne problemy pojawiają się w obszarze zakupów. Ciągle zmieniające się zapotrzebowanie sprawia, że zamiast polegać na systemie, zaczynamy ustalać wszystko „ręcznie” – decydując, co i na kiedy jest naprawdę potrzebne. W efekcie system żyje własnym życiem, a my własnym. To prowadzi do braków materiałowych, frustracji dostawców, rosnących zapasów i opóźnień w produkcji.
Na pierwszy rzut oka zamrożenie horyzontu wydaje się świetnym lekarstwem. A co z biznesem? Co z VUCA – dynamicznym, nieprzewidywalnym światem, który wymaga od firm elastyczności? Brak zdolności do szybkiego reagowania może oznaczać utratę klientów.
Więc może lepiej nie mrozić? Tu pojawia się złożoność tematu. Każda firma produkcyjna ma jakiś horyzont zamrożony, czy tego chce, czy nie. Problem w tym, że często jest on nieuświadomiony, niezdefiniowany lub niekomunikowany – a w wielu przypadkach wszystko naraz.

Zamrożony horyzont nieuświadomiony 

Każda firma ma horyzont zamrożony, co wynika z elastyczności procesów, które realizuje. Upraszczając – jeśli czas produkcji trwa 2 tygodnie, czas realizacji zamówień na komponenty od dostawców do 4 tygodni (przy założeniu, że tych czasów nie da się zmniejszyć), a nie utrzymujemy żadnych zapasów na magazynie, to nasz okres zamrożony trwa 6 tygodni. I jeśli wpadłyby nam nowe zamówienia od klientów, to w horyzoncie 6 tygodni nie jesteśmy w stanie nic zmienić.
Oczywiście najczęściej sytuacja jest dużo bardziej kompleksowa, bo mamy zapasy, które możemy wykorzystać, możemy nadać specjalny priorytet na produkcji, dodać nadgodziny, weekendy i porozmawiać z dostawcą o jego możliwościach. Ale – tak czy inaczej – j...