Dołącz do czytelników
Brak wyników

Okiem inspektora

1 września 2020

NR 58 (Sierpień 2020)

Rozwiązanie umowy o pracę – forma i sposób doręczenia

14

Podpisując umowę o pracę, nawet na czas nieokreślony, mamy świadomość, że nie wiążemy się z pracownikiem „na zawsze”. Czasowość zatrudnienia będzie odgrywać coraz większą rolę. Zmienność otoczenia rynkowego, szybkość zmian technologicznych będą wymuszać zarówno na pracownikach, jak i na pracodawcach podejmowanie decyzji o skróceniu długości zatrudnienia w danej organizacji.

Sposoby rozwiązania umowy o pracę

Obecnie Kodeks pracy w artykule 30 stanowi, że umowę o pracę można rozwiązać:

POLECAMY

  • na zasadzie porozumienia stron,
  • przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem),
  • przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia),
  • z upływem czasu, na który była zawarta.

Najprostsza sytuacja występuje przy rozwiązaniu umowy zawartej na oznaczony czas (umowa na okres próbny, na czas określony). Umowa taka rozwiązuje się z ostatnim dniem jej obowiązywania. Strony umowy nie muszą podejmować żadnych czynności w kierunku jej zakończenia.
W przypadku porozumienia stron o rozwiązaniu umowy o pracę nie ma szczególnych wymagań co do formy. Strony mogą np. porozumieć się ustnie. Przy tym sposobie rozwiązania umowy nie jest wymagane złożenie przez którąkolwiek ze stron oświadczenia woli na piśmie [1].
Natomiast oświadczenie każdej ze stron stosunku pracy (pracownika i pracodawcy) o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie. Jest to wymóg formalny (art. 30 § 3 k.p.). 

Forma pisemna oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę

Niezachowanie formy pisemnej stanowi naruszenie przepisów formalnych dotyczących rozwiązywania umów za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia. Jednak rozwiązanie umowy o pracę w innej formie, np. ustnej czy też wysłane faksem będzie skuteczne i doprowadzi do ustania stosunku pracy. Będzie jednak wadliwe.

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5.05.2016 r. (sygn. akt: II UK 280/15): „Oświadczenie woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę, może być wyrażone przez każde zachowanie, ujawniające wolę w sposób dostateczny, a więc także w sposób dorozumiany, mimo jego formalnej wadliwości (art. 30 § 3 k.p.). Oświadczenie w takiej formie (ustnej, w rozmowie telefonicznej) nie powoduje nieważności dokonanej czynności prawnej, aczkolwiek upoważnia pracownika do wystąpienia na drogę sądową z odpowiednim roszczeniem przewidzianym przepisami prawa”.

Niezachowanie formy pisemnej w przypadku dokonywania rozwiązania umowy za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia przez pracownika nie skutkuje żadną sankcją, ale w razie sporu sądowego to pracownik będzie musiał udowodnić, że rozwiązał umowę np. ustnie.
W przypadku pracodawcy niezachowanie formy pisemnej ma konkretne skutki. Stanowi podstawę roszczeń pracownika o uznanie bezskuteczności wypowiedzenia, o przywrócenie do pracy lub o zasądzenie odszkodowania. Aby zakwestionować wadliwe rozwiązanie, pracownik musi skierować pozew do sądu pracy.

Wyrok SN z dnia 7.10.2008 r. (sygn. akt: II PK 56/08): „Każda jednostronna deklaracja pracodawcy o ustaniu stosunku pracy, dokonana nawet z naruszeniem prawa, prowadzi do ustania stosunku pracy w terminie wskazanym przez pracodawcę, bo wszelkie jego czynności, nawet bezprawne, zmierzające do rozwiązania stosunku pracy są skuteczne i mogą być podważone wyłącznie w drodze odpowiedniego powództwa”.

Jednak gdy pracownik nie zdecyduje się na odwołanie do sądu, pracodawca nie poniesie żadnych konsekwencji z powodu naruszenia przepisów obowiązujących przy rozwiązywaniu umów o pracę, a umowa ulegnie rozwiązaniu.
Przepisy prawa pracy nie precyzują, co oznacza zapis „powinno nastąpić na piśmie. W takim przypadku na podstawie art. 300 k.p. [2] należy odnieść się do przepisu Kodeksu cywilnego odnoszącego się do formy czynności prawnej.

Wyrok SN z dnia 24.08.2009 r. (sygn. akt: I PK 58/09): „Gwarancyjna funkcja prawa pracy (ochrona interesów pracownika jako «słabszej ekonomicznie» strony stosunku pracy) wskazuje na potrzebę uznania, że wyrażony w art. 30 § 3 k.p. obowiązek złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę «na piśmie» oznacza wymaganie zachowania zwykłej formy pisemnej w rozumieniu art. 78 § 1 k.c.”.

Na podstawie art. 78 k.c. przyjmujemy, że forma pisemna dokumentu została zachowana, gdy strona składająca oświadczenie woli – w tym wypadku o rozwiązaniu umowy o pracę – złoży na dokumencie własnoręczny podpis. Pismo zawierające informację o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę powinno być podpisane przez pracodawcę lub osobę upoważnioną. Podpis własnoręczny oznacza, że osoba upoważniona do podpisania pisma odręcznie złożyła podpis. Nie może być to podpis „na komputerze”, czyli wpisane w edytorze tekstu imię i nazwisko. Nie musi to być pełne imię i nazwisko, może być podpis pod pieczątką tzw. nieczytelny [3], ale musi być własnoręczny. Brak podpisu na dokumencie skutkuje niezachowaniem formy pisemnej. Podpisem nie jest skan podpisu.
Oświadczenie woli o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia powinno być podpisane przez pracodawcę lub osobę upoważnioną do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy. Pismo podpisane przez osobę nieuprawnioną jest skuteczne (tzn. powoduje rozwiązanie stosunku pracy), ale jest niezgodne z prawem. Jeżeli pracownik odwoła się do sądu pracy, może on orzec o bezskuteczności wypowiedzenia, przywróceniu pracownika do pracy lub o odszkodowaniu.

Przykład
W zakładzie pracy upoważnieni do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy są właściciel firmy oraz kadrowy. Kierownik budowy podpisał pismo o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia i wręczył je pracownikowi, który podjął w tym dniu pracę, będąc pod wpływem alkoholu (tzw. dyscyplinarka). Umowa o pracę rozwiązała się ze skutkiem natychmiastowym. Kierownik budowy nie posiadał upoważnienia do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy i jeżeli pracownik odwoła się do sądu, może zostać przywrócony do pracy.

Ważne

Brak własnoręcznego podpisu na dokumencie powoduje, że nie została zachowana forma pisemna oświadczenia woli.


Wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 13.09.2012 r. (sygn. akt: I ACa 480/12): „Podpis w rozumieniu art. 78 k.c. nie musi być czytelny dla zachowania pisemnej formy czynności prawnej, wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli”.

Osobiste doręczenie pisma o rozwiązaniu umowy

Najczęstszym sposobem poinformowania pracownika o zamiarze rozwiązania z nim umowy o pracę jest bezpośrednia rozmowa przełożonego lub przedstawiciela działu kadr z pracownikiem. W trakcie takiej rozmowy dochodzi również do wręczenia pracownikowi pisma informującego o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę. Jest to też sposób najbezpieczniejszy. Nawet gdy pracownik odmawia przyjęcia pisma po zapoznaniu się z jego treścią, wypowiedzenie bądź rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia jest skuteczne. Nie ma znaczenia również fakt, że pracownik nie chce zapoznać się z treścią pisma i jednocześnie odmawia jego przyjęcia. Istotne jest to, że pracownik miał możliwość zapoznania się z treścią pisma. Przyjmuje się, że oświadczenie woli pracodawcy o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia zostało złożone pracownikowi w momencie, gdy miał on możliwość zapoznania się z treścią pisma.

Przykład
Pracownik odbył kilka rozmów ze swoim bezpośrednim przełożonym dotyczących oceny jego pracy i został uprzedzony, że jeżeli nie poprawi wyników pracy, zostanie wręczone mu wypowiedzenie umowy o pracę. W dniu 17 maja 2020 r. pracownik został zaproszony na rozmowę do kierownika działu kadr, gdzie w obecności jego przełożonego podjęto próbę wręczenia pracownikowi pisma informującego o wypowiedzeniu mu umowy o pracę, w ustawowym terminie jednego miesiąca. Pracownik odmówił przyjęcia pisma i zapoznania się z jego treścią. W związku z tym, że pracownik miał możliwość zapoznania się z treścią pisma, wypowiedzenie jest skuteczne, a umowa rozwiąże się z dniem 30 czerwca 2020 r. Przedstawiciel pracodawcy mógł także odczytać „na głos” pracownikowi treść pisma.

Zdalne doręczenie pisma o rozwiązaniu umowy

Innym sposobem doręczenia pracownikowi pisma informującego o rozwiązaniu stosunku pracy jest jego doręczenie za pośrednictwem poczty lub kuriera za potwierdzeniem odbioru/doręczenia. 
Doręczenie oznacza nie tyle dostarczenie pisma o rozwiązaniu umowy do rąk własnych adresata, ile doręczenie w taki sposób, że adresat ma możliwość zapoznania się z jego treścią. Ani odmowa odbioru pisma, ani nieodebranie pisma z placówki pocztowej, mimo awizowania pisma, nie ma wpływu na skutek złożenia oświadczenia woli przez pracodawcę. Przyjmuje się, że awizowanie przesyłki stwarza domniemanie możliwości zapoznania się adresata z treścią pisma zawartego w przesyłce. Pamiętać należy, że to po stronie adresata/odbiorcy przesyłki leży ciężar udowodnienia, że nie miał możliwości zapoznania się z treścią pisma. Inna sytuacja występuje, gdy nadawca/pracodawca wiedział, że w miejscu, do którego wysyła przesyłkę, nie zastanie jej adresata [4].
Przyjmuje się, że upływ 7 dnia od daty drugiego awiza jest dniem rozwiązania stosunku pracy [5]. Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 19 lipca 2012 r. skraca ten termin do dnia pierwszego awizowania: „Jeśli pismo zostanie pozostawione w placówce pocztowej z jednoczesnym poinformowaniem poprzez awizo o możliwości podjęcia przesyłki, za datę złożenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę należy uznać dzień, w którym nastąpiła pierwsza próba doręczenia pisma pod właściwym adresem potwierdzona pozostawieniem awizo [6].

Przykład
Pracodawca zdecydował, że pismo o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia doręczy pracownikowi listem poleconym, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Przesyłka powróciła do pracodawcy z adnotacją „adresat nieznany”. Po przejrzeniu akt osobowych pracownika okazało się, że pracownik na piśmie poinformował pracodawcę, że przebywa pod innym adresem i tam należy kierować korespondencję. W takim przypadku nie doszło do doręczenia pisma z winy pracodawcy i tym samym nie doszło do rozwiązania umowy o pracę.

Pismo uważa się za doręczone adresatowi także w przypadku, gdy zostało odebrane przez dorosłego domownika (np. współmałżonka, dorosłe dzieci).

Ważne

Wysłanie pisma o rozwiązaniu umowy za pośrednictwem faksu nie spełnia wymogów formy pisemnej.


Uchwała SN z dnia 2.10.2002 r. (sygn. akt: III PZP 17/02): „Doręczenie pracownikowi za pomocą faksu pisma pracodawcy wypowiadającego umowę o pracę jest skuteczne i powoduje rozpoczęcie biegu terminu przewidzianego w art. 264 § 1 k.p., ale stanowi naruszenie art. 30 § 3 k.p.”.

Przy zdalnym doręczeniu rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem istnieje jeszcze inne zagrożenie dla pracodawcy. Nie może być on pewien, którego dnia pismo o rozwiązaniu umowy za wypowiedzeniem faktycznie dotrze do pracownika. Może się okazać, że w przeddzień pracownik otrzymał zwolnienie lekarskie z powodu choroby własnej lub sprawowania opieki nad chorym dzieckiem lub innym członkiem rodziny. Na podstawie art. 41 k.p. pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika, a także innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. Nie ma takich obostrzeń w przypadku rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z przyczyn leżących po stronie pracownika (tzw.dyscyplinarka).

Doręczenie elektroniczne (e-doręczenie)

Jeżeli nie chcemy osobiście wręczać pisma o rozwiązaniu umowy o pracę ani skorzystać z doręczenia przez pocztę lub kuriera, pozostaje jeszcze doręczenie elektroniczne. 
Jest to możliwe, gdyż do zachowania elektronicznej formy wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej  [7].
Aby spełnić warunki doręczenia elektronicznego, pismo o rozwiązaniu umowy o pracę powinno mieć postać załącznika do wiadomości e-mailowej i powinno być podpisane za pomocą certyfikowanego podpisu elektronicznego.

Ważne

Kwalifikowany odpis elektroniczny można uzyskać u certyfikowanego dostawcy. Jest to usługa płatna.


Kwalifikowany podpis elektroniczny to zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Tak definiuje „kwalifikowany podpis elektroniczny” rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23.07.2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE.
Zaawansowany podpis elektroniczny musi spełniać następujące wymogi:

  • jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu,
  • umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego,
  • jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą, oraz
  • jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna.

Wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 30.12.2019 r. (sygn. akt: I ACa 672/19): „Oryginałem dokumentu w postaci elektronicznej jest plik cyfrowy”.

Ważne

Posiadanie profilu zaufanego nie jest tożsame z posiadaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego.


Profil zaufany służy do kontaktów online z urzędami na przeznaczonych do tego platformach urzędowych (np. PUE ZUS, obywatel.gov.pl). 
Za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego można załatwić więcej spraw. Oprócz spraw urzędowych możemy podpisywać wiadomości e-mailowe oraz dokumenty utworzone w programach komputerowych, np. doc, docx, PDF.
E-doręczenie najlepiej wysłać na służbowego e-maila pracownika, do którego kierujemy pismo. Tu pojawia się kilka kwestii do rozpatrzenia. Bezpiecznie możemy wysłać wiadomość e-mailem, jeżeli w danej organizacji jest przyjęte i przede wszystkim praktykuje się korzystanie ze służbowej poczty do załatwiania spraw. Jeżeli w ten sposób pracownicy dostają pracę do wykonania, tak rozliczają się z zadań i są przyzwyczajeni do takiego sposobu komunikacji z przełożonym. Do tej grupy swobodnie możemy zaliczyć telepracowników czy też osoby świadczące pracę zdalnie, jak również w przypadku organizacji rozproszonych (kilka lokalizacji, scentralizowane kadry, płace, księgowości obsługujące wszystkie lokalizacje). Warunkiem może być też zdalny dostęp do służbowego konta pocztowego.
Najlepiej, jeżeli będziemy korzystać z własnego serwera pocztowego i wyślemy wiadomość z warunkiem potwierdzenia jej otrzymania (w większości programów pocztowych jest to standardowa usługa) oraz z potwierdzeniem udzielanym przez instytucję certyfikującą, która sprzedała nam usługę podpisu kwalifikowanego. Brak potwierdzenia odebrania wiadomości od adresata nie przesądza o skuteczności doręczenia. Jeżeli pracownik potwierdzi, że odebrał, będzie to tylko dodatkowy dowód.
Może się zdarzyć, że pracownikom założono służbowe konta, ale w firmie praktycznie z nich się nie korzysta. W obrębie tego samego przedsiębiorstwa mogą być pracownicy, którzy nie będą posiadali służbowego adresu e-mailowego i dostępu do służbowego komputera, np. pracownicy produkcji, robotnicy zatrudnieni na budowach itp. W takich przypadkach skorzystanie z możliwości e-doręczenia budzi poważne wątpliwości.
Podobnie jest w przypadku wysłania oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy na prywatny adres e-mailowy pracownika. Nawet jeżeli pracodawca dysponuje takim adresem, ryzykowne jest przesłanie na niego oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy o pracę. Pracodawca nie ma pewności, że posiadany przez niego adres jest aktualny. Po drugie pracownik może nie mieć podpisanej umowy na dostawę internetu i nie korzysta z niego w domu. Takie sytuacje budzą wątpliwości interpretacyjne i mogą rodzić trudności dowodowe. Chyba że pracownik podał swój prywatny e-mail i wyraził zgodę na taką formę kontaktu i jest ona praktykowana w przedsiębiorstwie.

Przykład
Pracodawca wysłał pracownikowi 29 lipca 2020 r. wypowiedzenie umowy o pracę na służbowy adres e-mail, za pomocą którego na co dzień komunikował się z pracownikiem. Wiadomość wysłana była „zwykłą pocztą”, nie była podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wypowiedzenie jest skuteczne i umowa rozwiąże się w terminie wskazanym w wypowiedzeniu, ale ponieważ nie została zachowana forma pisemna – brak kwalifikowanego podpisu elektronicznego – pracownik może odwołać się do sądu pracy o uznanie wypowiedzenia za bezskuteczne.

Przed wysłaniem pisma należy sprawdzić, czy pracownik „jest w pracy”. Dotyczy to głównie pracowników wykonujących pracę poza siedzibą pracodawcy, np. w oddziale lub w d...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy