Dołącz do czytelników
Brak wyników

Okiem inspektora

18 lutego 2019

NR 49 (Luty 2019)

Przebudowa dokumentacji pracowniczej

0 195

Ogłoszona 13 lutego 2018 r. ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r., poz. 357), która weszła w życie z dniem 1 stycznia 2019 r., przyniosła prawdziwą rewolucję w zakresie sposobu pracy w działach zajmujących się sprawami osobowymi pracowników. Dotychczas obowiązujące przepisy nie pozwalały na zastosowanie nowoczesnych rozwiązań w działach kadr, ponieważ istniał wymóg prowadzenia akt osobowych wyłącznie w formie papierowej. Od stycznia tego roku pracodawcy mają szersze możliwości w tym zakresie.

Zmiany w Kodeksie pracy, które weszły w życie z dniem 1 stycznia 2019 r., nakładają na pracodawcę obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, tzw. dokumentacji pracowniczej. Pracodawca ma do wyboru 2 formy prowadzenia i przechowywania dokumentacji: papierową lub elektroniczną.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Pracodawca zobowiązany jest przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób zapewniający zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, przez cały okres zatrudnienia pracownika oraz po ustaniu zatrudnienia.Podstawowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej po ustaniu stosunku pracy został skrócony do 10 lat (z poprzednio obowiązujących 50 lat). Krótszy okres przechowywania nie dotyczy wszystkich pracowników – szczegółowe okresy przechowywania dokumentacji zestawione są w tabeli 1. Okres 10 lat należy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym doszło do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (zawsze od 31 grudnia danego roku kalendarzowego).
Po zmianie przepisów pracodawca zatrudniający ponownie pracownika w okresie 10 lat od rozwiązania poprzedniego stosunku pracy może kontynuować prowadzenie uprzednio założonej dokumentacji pracowniczej. Jeżeli jednak do ponownego zatrudnienia będzie dochodzić po dziesięcioletniej przerwie, pracodawca będzie zobowiązany do założenia nowej dokumentacji (w tym akt osobowych).
Pracodawca, w stosunku do dokumentacji pracowników, którzy zostali zatrudnieni w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., może podjąć decyzję o skróceniu jej przechowywania, pod warunkiem złożenia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oświadczenia (ZUS OSW) o zamiarze przekazania za tych pracowników i zleceniobiorców indywidualnych raportów informacyjnych (ZUS RIA). Składając oświadczenie, pracodawca zobowiązuje się do przekazania raportów. Ze złożonej deklaracji pracodawca może się wycofać do momentu złożenia pierwszego raportu – później nie ma już takiej możliwości. 
Decyzja o złożeniu raportów informacyjnych powinna być dobrze przemyślana, ponieważ ich przygotowanie – ze względu na szeroki zakres informacji – będzie bardzo pracochłonne. Obciąży to zwłaszcza służby kadrowo-płacowe w tych przedsiębiorstwach, w których była duża rotacja pracowników. 
Pracodawca jest uprawniony do zniszczenia dokumentacji po okresie jej przechowywania (10 lat), jeżeli pracownik jej nie odebrał. Zniszczenia dokumentacji w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści należy dokonać w terminie 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej. W okresie tych 12 miesięcy, do czasu jej zniszczenia, pracodawca może wydać byłemu pracownikowi posiadaną jeszcze dokumentację.

Forma dokumentacji pracowniczej

Pracodawcy mogą również zdecydować, w jakiej formie chcą prowadzić dokumentację pracowniczą. Decyzja nie jest ostateczna i pracodawca może wielokrotnie zmieniać sposób prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej.

WAŻNE

Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w formie elektronicznej jest równoważna z dokumentacją prowadzoną i przechowywaną w formie papierowej.

Artykuł 94 punkt 9a) Kodeksu pracy wprowadza możliwość wyboru formy dokumentacji: „pracodawca jest obowiązany w szczególności prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja praco-
wnicza)”. 
O każdej zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej pracodawca jest zobowiązany powiadomić pracowników.

Zakres dokumentacji pracowniczej

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczątką elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającej zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Tabela 1. Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej po 31 grudnia 2018 r.
Rodzaj dokumentacji Okres przechowywania dokumentacji
Podstawowe okresy przechowywania
Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkami pracy nawiązanymi przed 1 stycznia 2019 r. – z ograniczeniem stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy (dokumentacja osobowa) i 50 lat od dnia wytworzenia (dokumentacja płacowa)
Dokumentacja pracownicza określonych grup zawodowych – na podstawie przepisów szczególnych – np. dokumentacja pracowników wykonujących prace górnicze i równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów takiej pracy 50 lat od zakończenia stosunku pracy
Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkami pracy nawiązanymi od 1 stycznia 2019 r. 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został zakończony stosunek pracy 
Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkami pracy nawiązanymi od 1 stycznia 2019 r. oraz w przypadku stosunków pracy trwających w dniu 1 stycznia 2019 r., jeżeli został złożony przez pracodawcę raport informacyjny do ZUS 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został zakończony stosunek pracy nawiązany ponownie w okresie 10 lat od zakończenia poprzedniego stosunku pracy
Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkami pracy nawiązanymi od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., pod warunkiem złożenia przez pracodawcę raportów informacyjnych do ZUS 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym pracodawca złożył raport informacyjny do ZUS
Przypadki wydłużenia podstawowych okresów przechowywania
Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca jest stroną tego postępowania, dokumentację przechowuje się do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, nie krócej jednak niż do upływu 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony
Jeżeli pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, a przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, dokumentację należy przechowywać przez podstawowy okres 10 lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł) plus przez okres dodatkowych 12 miesięcy, po upływie których pracodawca musi zawiadomić byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w ciągu 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia lub o jej zniszczeniu w przypadku nieodebrania (10 lat + 12 miesięcy + 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia)

 

Tabela 2. Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej
Okres przechowywania dokumentacji
50 lat 10 lub 50 lat – decyduje pracodawca (10 lat, jeśli złoży oświadczenie ZUS OSW i raport ZUS RIA) 10 lat
Kiedy zatrudniono pracownika
przed 1999 r. w latach 1999–2018 po 2018 r.

 

WAŻNE

Gdy pracodawca zdecyduje się przejść z dokumentacji papierowej na elektroniczną, wszystkie dokumenty związane ze stosunkiem pracy i akta osobowe będą musiały mieć jedynie formę cyfrową.


Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje nowe rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r., poz. 2369). Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) straciło moc obowiązującą z dniem 31 grudnia 2018 r. 

Tabela 3. Konsekwencje wyboru postaci dokumentacji pracowniczej
Sposób prowadzenia dokumentacji do 31 grudnia 2018 r. Wybór prowadzenia dokumentacji od 1 stycznia 2019 r. Rodzaj działań do podjęcia
Wszystkie dokumenty prowadzone są w formie papierowej: akta osobowe, dokumenty płacowe, dokumenty dotyczące czasu pracy Pracodawca pozostaje przy papierowej postaci dokumentacji Pracodawca prowadzi dokumentację tak jak dotychczas. Nie musi podejmować żadnych działań
Wszystkie dokumenty prowadzone są w formie papierowej: akta osobowe, dokumenty płacowe, dokumenty dotyczące 
czasu pracy
Pracodawca podejmuje decyzję, że będzie prowadzić dokumentację w formie elektronicznej Należy zeskanować wszystkie papierowe dokumenty składające się na dokumentację pracowniczą oraz opatrzyć je podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczątką elektroniczną pracodawcy. Dodatkowo pracodawca informuje pracowników, że zmienił formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej, oraz jest zobowiązany do zwrotu dokumentacji w dotychczasowej formie obecnym i byłym pracownikom. W przypadku gdy obecni lub byli pracownicy nie odbiorą dokumentacji papierowej, należy ją zniszczyć
Pracodawca prowadzi część dokumentacji w formie papierowej (akta osobowe), a część w formie elektronicznej (dokumentacja czasu pracy) Pracodawca podejmuje decyzję, że będzie prowadzić dokumentację w formie elektronicznej Należy zeskanować wszystkie papierowe dokumenty składające się na dokumentację pracowniczą oraz opatrzyć je podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczątką elektroniczną pracodawcy. Te, które prowadzone są w formie elektronicznej, muszą być przeniesione do systemu informatycznego, w którym będą prowadzone e-akta (transfer danych), co rodzi konieczność adaptacji dotychczas używanych programów do nowych wymagań.
Pracodawca informuje pracowników, że zmienił formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej, oraz jest zobowiązany do zwrotu dokumentacji w dotychczasowej formie obecnym i byłym pracownikom. 
W przypadku gdy obecni i byli pracownicy nie odbiorą dokumentacji papierowej, należy ją zniszczyć
Pracodawca prowadzi część dokumentacji w formie papierowej (akta osobowe), a część w formie elektronicznej (dokumentacja czasu pracy, kartoteki wynagrodzeń) Pracodawca podejmuje decyzję, że będzie prowadzić dokumentację w formie papierowej Pracodawca może pozostać przy elektronicznym rozliczaniu czasu pracy i naliczaniu wynagrodzeń, ale ta część dokumentacji, która była prowadzona w formie elektronicznej, musi być dodatkowo drukowana i przechowywana w formie papierowej, po podpisaniu jej przez pracodawcę

Nowe rozporządzenie określa zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi. Przedstawia też sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu terminu jej przechowywania oraz sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej.
Nowe przepisy obowiązkowo stosujemy do dokumentacji pracowniczej pracowników, którzy zostali zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r. Dokumentacja pracowników, z którymi stosunek pracy został zawarty do 31 grudnia 2018 r. włącznie, może być prowadzona na dotychczasowych zasadach albo pracodawca może podjąć decyzję o jej dostosowaniu do nowych przepisów. Pozostawiono to w gestii pracodawcy.
Pracodawcy muszą w ciągu 12 miesięcy (licząc od 1 stycznia 2019 r.) dostosować warunki przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych do nowych wymagań....

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy