Okres rozliczeniowy czasu pracy

Co to jest okres rozliczeniowy?

Brak jest oficjalnej, wynikającej z przepisów, definicji okresu rozliczeniowego. Przyjmuje się, że jest to „okres, dla którego dokonuje się ustalenia, czy planowany czas pracy pracownika mieści się w granicach obowiązujących pracownika norm czasu pracy w przyjętym systemie pracy oraz czy nie zostanie przekroczona przeciętnie pięciodniowa norma czasu pracy, a także okres, po upływie którego dokonuje się rozliczenia czasu pracy tego pracownika¹". Okres rozliczeniowy ściśle powiązany jest z czasem pracy i jego rozliczaniem.

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11.03.2010 r. (sygn. akt: I PK 191/09): „Istota instytucji okresów rozliczeniowych czasu pracy sprowadza się do tego, że w ramach danego okresu ustala się liczbę przepracowanych przez pracowników dni i godzin, by następnie określić liczbę godzin nadliczbowych (…), wynikających z przekroczenia normy średniotygodniowej, które nie zostały zrekompensowane czasem wolnym i podlegają wynagrodzeniu obejmującemu (…) wynagrodzenie normalne wraz z dodatkiem. Zbilansowanie czasu pracy pracowników następuje po zakończeniu okresu rozliczeniowego”.

Podsumowując, okres rozliczeniowy to okres wyrażony w tygodniach bądź miesiącach, na który należy zaplanować pracownikowi liczbę dni i godzin pracy, mieszcząc się w dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy pracownika. Okres, po upływie którego należy dokonać rozliczenia czasu pracy tego pracownika.

Okres rozliczeniowy - kodeks pracy

Na podstawie Kodeksu pracy (art. 150) przyjęte okresy rozliczeniowe pracodawca ustala w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy. Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub nie jest zobowiązany do ustalania regulaminu pracy, okresy rozliczeniowe wprowadza w obwieszczeniu o czasie pracy. 

Okres rozliczeniowy w układzie zbiorowym

Układ zbiorowy wchodzi w życie w terminie w nim określonym, nie wcześniej jednak niż z dniem zarejestrowania. Pracodawca jest zobowiązany zawiadomić pracowników o wejściu w życie układu zbiorowego oraz o zmianach dotyczących układu. 

Okres rozliczeniowy w regulaminie

Postanowienia regulaminu pracy, w tym długości okresów rozliczeniowych, ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. W przypadku nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z organizacją związkową, a także wtedy, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, treść regulaminu pracy ustala pracodawca. Ustalając długość okresów rozliczeniowych, wskazujemy także miesiące wchodzące w ich skład.

Regulamin pracy oraz obwieszczenie o czasie pracy wchodzą w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania ich do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Istotne jest, aby z treścią dokumentów mogli zapoznać się wszyscy zatrudnieni. Tak samo postępujemy w przypadku zmiany treści regulaminu i obwieszczenia.

Sposoby podania do wiadomości regulaminu i obwieszczenia:

• wywieszenie na tablicy ogłoszeń,
• pozostawienie w miejscu ogólnodostępnym, np. w dziale kadr, sekretariacie, biurze zarządu,
• zamieszczenie w intranecie,
• przesłanie e-mailem,
• dostarczenie indywidualnie każdemu pracownikowi.

Z treścią regulaminu i obwieszczenia należy zapoznać każdego nowo zatrudnianego pracownika, przed dopuszczeniem go do pracy.

Okresy rozliczeniowe wprowadzone przepisami wewnątrzzakładowymi (układ zbiorowy, regulamin pracy, obwieszczenie) odnoszą się do wszystkich zatrudnionych w danej firmie pracowników.

Różne grupy pracowników, zatrudnione w tej samej firmie, mogą być objęte okresami rozliczeniowymi o różnej długości.

Przykład

W regulaminie pracy wprowadzono okresy rozliczeniowe:

• dla pracowników administracyjno-biurowych zatrudnionych w podstawowym systemie czasu pracy – 4 miesiące,
• dla pracowników produkcyjnych zatrudnionych w równoważnym systemie czasu pracy – 3 miesiące,
• dla pracowników zatrudnionych w systemie pracy weekendowej – 1 miesiąc.

Istnieje możliwość ustalenia indywidualnego okresu rozliczeniowego odnoszącego się do konkretnego pracownika. Można to zrobić, dokonując odpowiedniego zapisu w umowie o pracę. Indywidualne uzgodnienia na ogół wprowadzają korzystniejsze dla pracownika warunki zatrudnienia, np. przy obowiązującym w zakładzie pracy trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym, w umowie o pracę ustalono jednomiesięczny okres rozliczeniowy. Im dłuższy okres rozliczeniowy, tym większa elastyczność w kształtowaniu czasu pracy pracowników.

Jak liczyć okres rozliczeniowy czasu pracy?

Maksymalne okresy rozliczeniowe dla poszczególnych systemów czasu pracy określone są w Kodeksie pracy. Mogą być one wydłużone tylko w ściśle określonych przypadkach i na zasadach określonych przez przepisy prawne. 

Kodeks pracy, w zależności od systemu czasu pracy, dopuszcza stosowanie następujących okresów rozliczeniowych o długości:

• do 4 miesięcy w stosunku do systemów czasu pracy: podstawowego, zadaniowego oraz przerywanego, 
• 1 miesiąca w stosunku do równoważnego czasu pracy, skróconego tygodnia czasu pracy, pracy weekendowej,
• do 4 tygodni w przypadku pracy w ruchu ciągłym.

Pracodawca zawsze może stosować krótsze okresy rozliczeniowe. Podstawowy okres rozliczeniowy nie może być dłuższy niż 4 miesiące, ale można go do skrócić do 3, 2 lub 1 miesiąca.

Krótsze okresy rozliczeniowe są korzystniejsze dla pracownika.

W przypadku okresów rozliczeniowych określonych w miesiącach, odpowiadają one na ogół miesiącom kalendarzowym i zamykają się w obrębie roku kalendarzowego.

Dopuszczalne jest ustalanie okresów rozliczeniowych różnej długości na konkretne okresy roku, np.:

• 2-miesięczne: styczeń–luty; marzec–kwiecień, wrzesień–październik, listopad–grudzień,
• 4-miesięczny: maj–czerwiec–lipiec–sierpień.

Okres rozliczeniowy czasu pracy - zmiany w długości

Wydłużony okres rozliczeniowy czasu pracy

Wydłużenie okresów rozliczeniowych możliwe jest w następujących przypadkach:

• W stosunku do równoważnego systemu czasu pracy (równoważny podstawowy i przy pilnowaniu mienia) – na podstawie art. 135 k.p. oraz 137 k.p.

Podstawowym okresem rozliczeniowym w przypadku równoważnego czasu pracy jest okres jednego miesiąca. 

Okres rozliczeniowy można przedłużyć do:

• 3 miesięcy w szczególnie uzasadnionych przypadkach,
• 4 miesięcy przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych.

Obowiązuje określona procedura przy wydłużeniu okresu rozliczeniowego. Wydłużenie okresów rozliczeniowych należy uzgodnić z organizacją związkową działającą u pracodawcy. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, a także gdy organizacja związkowa nie wyraża zgody na ustalenie lub zmianę okresów rozliczeniowych, może stosować wydłużone okresy rozliczeniowe po uprzednim zawiadomieniu właściwego okręgowego inspektora pracy.

Nie ma żadnych wymogów formalno-prawnych co do zawiadomienia inspektora pracy. Nie jest określony termin na dokonanie zawiadomienia ani forma tego zawiadomienia. Jednak pracodawca musi dokonać zawiadomienia, aby mógł stosować wydłużone okresy rozliczeniowe. Dla celów dowodowych najlepiej zachować formę pisemną.

W stosunku do wszystkich systemów czasu pracy – na podstawie art. 129 § ²

Tabela 1. Przykładowe okresy rozliczeniowe, z określeniem wymiaru czasu pracy na rok 2021 (pełny etat)

Tabela 2. Możliwość wydłużenia podstawowych okresów rozliczeniowych (Kodeks pracy)

Aby pracodawca mógł wprowadzić wydłużony okres rozliczeniowy – maksymalnie do 12 miesięcy – muszą być łącznie spełnione następujące warunki:

• musi to być uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi, lub dotyczącymi organizacji pracy,
• muszą być zachowane ogólne zasady dotyczące ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

Przedłużenie okresu rozliczeniowego czasu pracy ustala się:

• w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi, w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych, 
• w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają organizacje związkowe. W porozumieniu należy określić:
• nową długość okresu rozliczeniowego lub okresów rozliczeniowych, jeżeli są różne dla różnych grup zawodowych,
• grupy zawodowe pracowników objęte poszczególnymi okresami rozliczeniowymi,
• datę, od której będzie obowiązywał nowy okres rozliczeniowy,
• czy porozumienie zawarte jest na czas nieokreślony, czy też na określony czas,
• sposób dokonywania zmian w porozumieniu.

Pracodawca jest zobowiązany przekazać kopię zawartego porozumienia w sprawie przedłużenia okresu rozliczeniowego czasu pracy, właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia. 

Niedopełnienie tego obowiązku nie skutkuje nieważnością zawartego porozumienia. Może jednak narazić pracodawcę na karę grzywny. Jeżeli wprowadzenie wydłużonego okresu rozliczeniowego następuje poprzez zmianę układu zbiorowego pracy, należy to zrobić w formie protokołu dodatkowego. 

12-miesięczny okres rozliczeniowy nie musi pokrywać się z rokiem kalendarzowym.

Na podstawie przepisów szczególnych (tzw. tarcza antykryzysowa).

Na podstawie ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych pracodawca może zawrzeć porozumienie o wprowadzeniu systemu równoważnego czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 12 miesięcy.

Zmiany wprowadza się tak samo, jak w przypadku przedłużenia okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy na podstawie art. 129 § 2 k.p. Pracodawca zobowiązany jest także do przekazania kopii zawartego porozumienia do PIP w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia.

Warunkiem skorzystania z tej możliwości jest wystąpienie u pracodawcy spadku obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID-19, niezaleganie w regulowaniu zobowiązań podatkowych, składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Pracy lub Fundusz Solidarnościowy.

Skrócenie okresu rozliczeniowego

Możliwe jest skrócenie okresu rozliczeniowego. Do skrócenia okresu rozliczeniowego stosuje się uregulowania zawarte w art. 151(6) § 1 k.p. Dokonujemy rozliczenia czasu pracy za okres od początku do wcześniejszego zakończenia okresu rozliczeniowego. Jeżeli liczba godzin przepracowanych przez pracownika będzie niższa niż ustalony wymiar czasu pracy, pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy (art. 81 § 1 k.p.). Natomiast, jeżeli w tym okresie pracownik pracował w wymiarze godzin przekraczającym przyjęte normy czasu pracy, to należy mu wypłacić oprócz normalnego wynagrodzenia dodatki na pracę w godzinach nadliczbowych.

Nie ma przeszkód, aby w trakcie roku kalendarzowego przejść z jednego okresu rozliczeniowego na inny. Zmiany wprowadza się po zakończeniu obowiązującego okresu rozliczeniowego i rozliczeniu czasu pracy. 

Możliwe jest także skorzystanie z tzw. „okresu przejściowego”, krótszego lub dłuższego niż wprowadzany okres rozliczeniowy, który umożliwi poprawne rozliczenie czasu pracy pracowników. Zmiany długości okresu rozliczeniowego można dokonać także w trakcie trwania okresu rozliczeniowego.

Przykład

W firmie obowiązuje czteromiesięczny okres rozliczeniowy. Pracodawca, po uzgodnieniach z organizacją związkową, zgodził się na wprowadzenie krótszych, dwumiesięcznych okresów rozliczeniowych. Czteromiesięczne okresy rozliczeniowe obejmowały miesiące styczeń–kwiecień oraz maj–sierpień. Od września w firmie obowiązują dwumiesięczne okresy rozliczeniowe. 

Przykład

W firmie obowiązuje jednomiesięczny okres rozliczeniowy, który pokrywa się z miesiącami kalendarzowymi. Pracodawca wprowadza trzymiesięczny okres rozliczeniowy od 1 listopada. Docelowo okres rozliczeniowy ma się pokrywać z kwartałem.

Możliwe jest ustalenie „przejściowego” dwumiesięcznego okresu rozliczeniowego listopad–grudzień, tak aby od nowego roku okresy rozliczeniowe pokrywały się z kwartałami.

Zalety i wady długich okresów rozliczeniowych

Ogólne zasady ustalania czasu pracy, które należy stosować niezależnie od długości okresu rozliczeniowego:

• obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy ustala się na cały okres rozliczeniowy,
• stosuje się obowiązujące systemy czasu pracy,
• nie można pracownikowi planować pracy ponad obowiązujący wymiar czasu pracy,
• rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej jeden miesiąc,
• tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym,
• należy pracownikowi zapewnić minimalny odpoczynek dobowy i tygodniowy (ten ostatni, co do zasady, powinien obejmować niedzielę),
• jeżeli system czasu pracy przewiduje pracę w niedziele i święta, należy pracownikom zapewnić łączną liczbę dni wolnych od pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym odpowiadającą co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy przypadających w tym okresie,
• pracownik pracujący w niedziele powinien korzystać co najmniej raz na cztery tygodnie z niedzieli wolnej od pracy (poza weekendowym systemem czasu pracy)³.

Zalety wydłużonego okresu rozliczeniowego:

• uelastycznienie planowania czasu pracy: dostosowanie czasu pracy do zmiennego zapotrzebowania na produkty lub usługi poprzez planowanie większej ilości pracy w jednych okresach (tzw. busy season) i jednoczesne ograniczenie ilości pracy w pozostałych okresach;
• ograniczenie kosztów związanych z występowaniem nadgodzin: zwiększone zapotrzebowanie na pracę w jednych tygodniach/miesiącach równoważone jest poprzez udzielanie czasu wolnego w pozostałych – tak, aby średniotygodniowy wymiar czasu pracy nie przekraczał 5 dni i 40 godzin; 
• nadgodziny rekompensowane czasem wolnym udzielanym z inicjatywy pracodawcy mogą być rozliczone do końca okresu rozliczeniowego, a więc nawet po kilku miesiącach od wystąpienia;
• nadgodziny rekompensowane czasem wolnym udzielanym na wniosek pracownika mogą być rozliczone w dowolnym terminie wskazanym przez pracownika, także po zakończeniu okresu rozliczeniowego; 
• wydłużenie okresu na udzielenie dnia wolnego za pracę w niedziele i święta – można go udzielić do końca okresu rozliczeniowego (za pracę w niedzielę, w razie braku możliwości udzielenia w terminie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po pracującej niedzieli);
• wydłużenie okresu na udzielenie dnia wolnego za pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy – można go udzielić do końca okresu rozliczeniowego, w terminie uzgodnionym z pracownikiem.

Ryzyka związane z długim okresem rozliczeniowym:

• wydłużenie okresu rozliczeniowego nie wpływa na termin wypłaty wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych dobowych – należy je rozliczyć w miesiącu, w którym
• wystąpiły i opłacić w zwykłym terminie wypłaty;
• rekompensowanie godzin nadliczbowych czasem wolnym, z inicjatywy pracodawcy, w innym miesiącu niż one wystąpiły, nie może powodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy – prowadzi to do podwójnego opłacenia pracy ponadwymiarowej; w miesiącu, w którym wystąpiły godziny nadliczbowe należy wypłacić wynagrodzenie za rzeczywisty czas pracy (godziny wymiarowe + godziny ponadwymiarowe), a w miesiącu, w którym pracownik odbiera czas wolny, nie można pomniejszyć wynagrodzenia za ten czas. Powyższą zasadę stosuje się także w przypadku udzielania dnia wolnego za pracę w niedzielę lub święto:
• kumulacja kosztów związanych z rozliczeniem nadgodzin średniotygodniowych na koniec okresu rozliczeniowego;
• przy prowadzeniu niektórych rodzajów działalności istnieje konieczność tworzenia rezerwy finansowej na opłacenie nadgodzin średniotygodniowych po zamknięciu okresu rozliczeniowego;
• jeżeli w ciągu okresu rozliczeniowego pracownicy otrzymali podwyżki wynagrodzeń, to rozliczenie godzin nadliczbowych średniotygodniowych na koniec okresu rozliczeniowego, spowoduje, że wynagrodzenie za godziny nadliczbowe będzie naliczane od wynagrodzenia obowiązującego w ostatnim dniu miesiąca okresu rozliczeniowego (nawet jak godziny nadliczbowe były wypracowane przed podwyżką wynagrodzeń);
• brak świadczenia pracy przez pracownika w niektórych miesiącach okresu rozliczeniowego nie oznacza braku wynagrodzenia: jeżeli w danym miesiącu, ze względu na rozkład czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, pracownik nie ma obowiązku wykonywania pracy, przysługuje mu wynagrodzenie w wysokości nie niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę (obniżane proporcjonalnie do niepełnego wymiaru czasu pracy);
• jeżeli w niektórych miesiącach okresu rozliczeniowego, z uwagi na ustalony rozkład czasu pracy, pracownik wypracuje mniej godzin niż wymiar danego miesiąca, to pracownikowi przysługuje dodatek wyrównawczy;
• długie okresy rozliczeniowe mogą się nie sprawdzić w przedsiębiorstwach, w których występuje duża fluktuacja kadr (konieczność wypłaty wynagrodzeń i dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych, gdy pracownik odchodzi w okresie wzmożonego zapotrzebowania za pracę i nie odbierze wolnego lub wypłacanie wynagrodzenia za okresy niewykonywania pracy, gdy pracownik odejdzie przed „odpracowaniem” okresu nieświadczenia pracy).

Stanowisko Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej (nr PP-III-4102-789/04): „(…) w razie stosowania dłuższego niż miesiąc okresu rozliczeniowego oraz nierównomiernego rozłożenia liczby godzin pracy w poszczególnych miesiącach, pracownik wynagradzany stałą stawką miesięczną otrzymywać powinien stawkę wynikającą z umowy w każdym z miesięcy (o ile nie wystąpią godziny nadliczbowe). Natomiast pracownik wynagradzany stawką godzinową powinien otrzymać wynagrodzenie za faktycznie przepracowane w danym miesiącu godziny pracy, przy czym wynagrodzenie to nie powinno być niższe niż wynagrodzenie minimalne (…)”.