Dołącz do czytelników
Brak wyników

Okiem inspektora

3 marca 2021

NR 61 (Luty 2021)

Okres rozliczeniowy czasu pracy

23

Wydłużanie okresu rozliczeniowego ma sens w tych zakładach pracy, w których występuje nierównomierne zapotrzebowanie na pracę. Pozwala na ograniczenie, a nawet wyeliminowanie godzin nadliczbowych przy jednoczesnym ograniczeniu ryzyka wystąpienia przestojów.

Czym jest okres rozliczeniowy

Brak jest oficjalnej, wynikającej z przepisów, definicji okresu rozliczeniowego. Przyjmuje się, że jest to „okres, dla którego dokonuje się ustalenia, czy planowany czas pracy pracownika mieści się w granicach obowiązujących pracownika norm czasu pracy w przyjętym systemie pracy oraz czy nie zostanie przekroczona przeciętnie pięciodniowa norma czasu pracy, a także okres, po upływie którego dokonuje się rozliczenia czasu pracy tego pracownika1. Okres rozliczeniowy ściśle powiązany jest z czasem pracy i jego rozliczaniem.

POLECAMY

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11.03.2010 r. (sygn. akt: I PK 191/09): „Istota instytucji okresów rozliczeniowych czasu pracy sprowadza się do tego, że w ramach danego okresu ustala się liczbę przepracowanych przez pracowników dni i godzin, by następnie określić liczbę godzin nadliczbowych (…), wynikających z przekroczenia normy średniotygodniowej, które nie zostały zrekompensowane czasem wolnym i podlegają wynagrodzeniu obejmującemu (…) wynagrodzenie normalne wraz z dodatkiem. Zbilansowanie czasu pracy pracowników następuje po zakończeniu okresu rozliczeniowego”.

Podsumowując, okres rozliczeniowy to okres wyrażony w tygodniach bądź miesiącach, na który należy zaplanować pracownikowi liczbę dni i godzin pracy, mieszcząc się w dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy pracownika. Okres, po upływie którego należy dokonać rozliczenia czasu pracy tego pracownika.

Wprowadzenie okresu rozliczeniowego

Na podstawie Kodeksu pracy (art. 150) przyjęte okresy rozliczeniowe pracodawca ustala w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy. Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub nie jest zobowiązany do ustalania regulaminu pracy, okresy rozliczeniowe wprowadza w obwieszczeniu o czasie pracy. 

Układ zbiorowy wchodzi w życie w terminie w nim określonym, nie wcześniej jednak niż z dniem zarejestrowania. Pracodawca jest zobowiązany zawiadomić pracowników o wejściu w życie układu zbiorowego oraz o zmianach dotyczących układu. 

Postanowienia regulaminu pracy, w tym długości okresów rozliczeniowych, ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. W przypadku nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z organizacją związkową, a także wtedy, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, treść regulaminu pracy ustala pracodawca. Ustalając długość okresów rozliczeniowych, wskazujemy także miesiące wchodzące w ich skład.

Regulamin pracy oraz obwieszczenie o czasie pracy wchodzą w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania ich do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Istotne jest, aby z treścią dokumentów mogli zapoznać się wszyscy zatrudnieni. Tak samo postępujemy w przypadku zmiany treści regulaminu i obwieszczenia.

Sposoby podania do wiadomości regulaminu i obwieszczenia:

  • wywieszenie na tablicy ogłoszeń,
  • pozostawienie w miejscu ogólnodostępnym, np. w dziale kadr, sekretariacie, biurze zarządu,
  • zamieszczenie w intranecie,
  • przesłanie e-mailem,
  • dostarczenie indywidualnie każdemu pracownikowi.

Z treścią regulaminu i obwieszczenia należy zapoznać każdego nowo zatrudnianego pracownika, przed dopuszczeniem go do pracy.

Okresy rozliczeniowe wprowadzone przepisami wewnątrzzakładowymi (układ zbiorowy, regulamin pracy, obwieszczenie) odnoszą się do wszystkich zatrudnionych w danej firmie pracowników.

Różne grupy pracowników, zatrudnione w tej samej firmie, mogą być objęte okresami rozliczeniowymi o różnej długości.

Przykład

W regulaminie pracy wprowadzono okresy rozliczeniowe:

  • dla pracowników administracyjno-biurowych zatrudnionych w podstawowym systemie czasu pracy – 4 miesiące,
  • dla pracowników produkcyjnych zatrudnionych w równoważnym systemie czasu pracy – 3 miesiące,
  • dla pracowników zatrudnionych w systemie pracy weekendowej – 1 miesiąc.

Istnieje możliwość ustalenia indywidualnego okresu rozliczeniowego odnoszącego się do konkretnego pracownika. Można to zrobić, dokonując odpowiedniego zapisu w umowie o pracę. Indywidualne uzgodnienia na ogół wprowadzają korzystniejsze dla pracownika warunki zatrudnienia, np. przy obowiązującym w zakładzie pracy trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym, w umowie o pracę ustalono jednomiesięczny okres rozliczeniowy. Im dłuższy okres rozliczeniowy, tym większa elastyczność w kształtowaniu czasu pracy pracowników.

Podstawowe okresy rozliczeniowe

Maksymalne okresy rozliczeniowe dla poszczególnych systemów czasu pracy określone są w Kodeksie pracy. Mogą być one wydłużone tylko w ściśle określonych przypadkach i na zasadach określonych przez przepisy prawne. 

Kodeks pracy, w zależności od systemu czasu pracy, dopuszcza stosowanie następujących okresów rozliczeniowych o długości:

  • do 4 miesięcy w stosunku do systemów czasu pracy: podstawowego, zadaniowego oraz przerywanego, 
  • 1 miesiąca w stosunku do równoważnego czasu pracy, skróconego tygodnia czasu pracy, pracy weekendowej,
  • do 4 tygodni w przypadku pracy w ruchu ciągłym.

Pracodawca zawsze może stosować krótsze okresy rozliczeniowe. Podstawowy okres rozliczeniowy nie może być dłuższy niż 4 miesiące, ale można go do skrócić do 3, 2 lub 1 miesiąca.

Krótsze okresy rozliczeniowe są korzystniejsze dla pracownika.

W przypadku okresów rozliczeniowych określonych w miesiącach, odpowiadają one na ogół miesiącom kalendarzowym i zamykają się w obrębie roku kalendarzowego.

Dopuszczalne jest ustalanie okresów rozliczeniowych różnej długości na konkretne okresy roku, np.:

  • 2-miesięczne: styczeń–luty; marzec–kwiecień, wrzesień–październik, listopad–grudzień,
  • 4-miesięczny: maj–czerwiec–lipiec–sierpień.

Zmiany w długości okresu rozliczeniowego

1. Wydłużenie okresu rozliczeniowego

Wydłużenie okresów rozliczeniowych możliwe jest w następujących przypadkach:

  • W stosunku do równoważnego systemu czasu pracy (równoważny podstawowy i przy pilnowaniu mienia) – na podstawie art. 135 k.p. oraz 137 k.p.

Podstawowym okresem rozliczeniowym w przypadku równoważnego czasu pracy jest okres jednego miesiąca. 

Okres rozliczeniowy można przedłużyć do:

  • 3 miesięcy w szczególnie uzasadnionych przypadkach,
  • 4 miesięcy przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych.

Obowiązuje określona procedura przy wydłużeniu okresu rozliczeniowego. Wydłużenie okresów rozliczeniowych należy uzgodnić z organizacją związkową działającą u pracodawcy. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, a także gdy organizacja związkowa nie wyraża zgody na ustalenie lub zmianę okresów rozliczeniowych, może stosować wydłużone okresy rozliczeniowe po uprzednim zawiadomieniu właściwego okręgowego inspektora pracy.

Nie ma żadnych wymogów formalno-prawnych co do zawiadomienia inspektora pracy. Nie jest określony termin na dokonanie zawiadomienia ani forma tego zawiadomienia. Jednak pracodawca musi dokonać zawiadomienia, aby mógł stosować wydłużone okresy rozliczeniowe. Dla celów dowodowych najlepiej zachować formę pisemną.

W stosunku do wszystkich systemów czasu pracy – na podstawie art. 129 § 2

Tabela 1. Przykładowe okresy rozliczeniowe, z określeniem wymiaru czasu pracy na rok 2021 (pełny etat)

Miesiąc

1-miesięczne 2-miesięczne 3-miesięczne 4-miesięczne 6-miesięczne 12-miesięczne
Styczeń 152 312 496 664 984 2016
Luty 160
Marzec 184 352
Kwiecień 168 488
Maj 152 320 672
Czerwiec 168
Lipiec 176 352 528 1032
Sierpień 176
Wrzesień 176 344 680
Październik 168 504
Listopad 160 336
Grudzień 176
razem 2016 2016 2016 2016 2016 2016

Tabela 2. Możliwość wydłużenia podstawowych okresów rozliczeniowych (Kodeks pracy)

Lp.

System czasu pracy/
podstawa prawna
Podstawowe okresy rozliczeniowe   Przedłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy
1.  Podstawowy art. 129 § 1 k.p. do 4 miesięcy Na podstawie art. 129 § 2 k.p. – jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi, lub dotyczącymi organizacji pracy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników
2a.  Równoważny – podstawowy 
art. 135 k.p. 
1 miesiąc, z możliwością przedłużenia do:
  • 3 miesięcy – w szczególnie uzasadnionych przypadkach,
  • do 4 miesięcy – przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych  
2b. Równoważny – dozór urządzeń 
art. 136 k.p
1 miesiąc
2c. Równoważny – pilnowanie mienia, straż, ratownictwo 
art. 137 k.p. 
1 miesiąc, z możliwością przedłużenia do: 
  • 3 miesięcy – w szczególnie uzasadnionych przypadkach,
  • do 4 miesięcy – przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych 
3.  W ruchu ciągłym  
art. 138 k.p. 
do 4 tygodni
4. Przerywany 
art. 139 k.p.
do 4 miesięcy
5. Zadaniowy 
art. 140 k.p. 
do 4 miesięcy
6.  Skróconego tygodnia pracy
art. 143 k.p. 
1 miesiąc 
7. Pracy weekendowej 
art. 144 k.p.
1 miesiąc 

 

Aby pracodawca mógł wprowadzić wydłużony okres rozliczeniowy – maksymalnie do 12 miesięcy – muszą być łącznie spełnione następujące warunki:

  • musi to być uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi, lub dotyczącymi organizacji pracy,
  • muszą być zachowane ogólne zasady dotyczące ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

Przedłużenie okresu rozliczeniowego czasu pracy ustala się:

  • w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi, w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych, 
  • w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają organizacje związkowe. W porozumieniu należy określić:
  • nową długość okresu rozliczeniowego lub okresów rozliczeniowych, jeżeli są różne dla różnych grup zawodowych,
  • grupy zawodowe pracowników objęte poszczególnymi okresami rozliczeniowymi,
  • datę, od której będzie obowiązywał nowy okres rozliczeniowy,
  • czy porozumienie zawarte jest na czas nieokreślony, czy też na określony czas,
  • sposób dokonywania zmian w porozumieniu.

Pracodawca jest zobowiązany przekazać kopię zawartego porozumienia w sprawie przedłużenia okresu rozliczeniowego czasu pracy, właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia. 

Niedopełnienie tego obowiązku nie skutkuje nieważnością zawartego porozumienia. Może jednak narazić pracodawcę na karę grzywny. Jeżeli wprowadzenie wydłużonego okresu rozliczeniowego następuje poprzez zmianę układu zbiorowego pracy, należy to zrobić w formie protokołu dodatkowego. 

12-miesięczny okres rozliczeniowy nie musi pokrywać się z rokiem kalendarzowym.

Na podstawie przepisów szczególnych (tzw. tarcza antykryzysowa).

Na podstawie ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych pracodawca może zawrzeć porozumienie o wprowadzeniu systemu równoważnego czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 12 miesięcy.

Zmiany wprowadza się tak samo, jak w przypadku przedłużenia okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy na podstawie art. 129 § 2 k.p. Pracodawca zobowiązany jest także do przekazania kopii zawartego porozumienia do PIP w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia.

Warunkiem skorzystania z tej możliwości jest wystąpienie u pracodawcy spadku obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID-19, niezaleganie w regulowaniu zobowiązań podatkowych, składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Pracy lub Fundusz Solidarnościowy.

2.  Skrócenie okresu rozliczeniowego

Możliwe jest skrócenie okresu rozliczeniowego. Do skrócenia okresu rozliczeniowego stosuje się uregulowania zawarte w art. 151(6) § 1 k.p. Dokonujemy rozliczenia czasu pracy za okres od początku do wcześniejszego zakończenia okresu rozliczeniowego. Jeżeli liczba godzin przepracowanych przez pracownika będzie niższa niż ustalony wymiar czasu pracy, pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy (art. 81 § 1 k.p.). Natomiast, jeżeli w tym okresie pracownik pracował w wymiarze godzin przekraczającym przyję...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy