Dołącz do czytelników
Brak wyników

Z praktyki kierownika produkcji

3 września 2021

NR 64 (Sierpień 2021)

Jak zaoszczędzić 42 dni pracy rocznie dzięki analizie wskaźników? Case study LC Elektronik

0 23

Niewątpliwie praca dyrektora zarządzającego, właściciela firmy czy menedżera wymaga dużego zaangażowania i umiejętności z wielu różnych obszarów. Spora część kadry zarządzającej odczuwa chroniczny brak czasu, spowodowany kolejnymi zadaniami, koniecznością podejmowania decyzji i nowymi obowiązkami. Co zatem zrobić, aby uprościć prowadzenie firmy i mieć więcej czasu na wdrażanie nowych strategii działania?

U jednego z naszych klientów wprowadzenie skutecznej, trafnej i przede wszystkim zautomatyzowanej analizy danych biznesowych sprawiło, że udało się odzyskać 80 minut dziennie z pracy dyrektora zarządzającego, co daje aż 42 dni robocze w roku. To sporo czasu, który można wykorzystać na lepsze i dokładniejsze planowanie lub na spokojny wypoczynek. Jak tego dokonaliśmy, jakie elementy były istotne w całym procesie i z jakimi wyzwaniami musieliśmy sobie poradzić? Odpowiedź znajdziesz w dalszej części artykułu.

POLECAMY

Od czego się zaczęło?

LC Elektronik to firma, która od 1988 roku tworzy rozwiązania na potrzeby rynku elektroniki. Przedsiębiorstwo tworzy panele sterownicze dla wielu branż, od automotive, przez branże medyczne, po wojsko. To dzięki produktom tej firmy możliwe jest obsłużenie respiratora czy zaprogramowanie radiostacji czołgu. Produkty LC Elektronik znajdują się również w urządzeniach, z których korzystamy na co dzień, np. w ekspresie do kawy. Firma stawia przede wszystkim na klienta i jego potrzeby, dzięki czemu jest w stanie tworzyć indywidualne rozwiązania, dopasowane do oczekiwań swoich kontrahentów. Paweł Czabak, właściciel i dyrektor zarządzający LC Elektronik, od 2016 roku zaczął poszukiwać sposobów na usprawnienie działalności swojego zakładu produkcyjnego. Przez zupełny przypadek zainteresował się Lean Managementem. Na początku próbował samodzielnie modernizować swoją firmę, ale potem zaufał zewnętrznym konsultantom, którzy pomogli pomierzyć i zoptymalizować wiele procesów. W pewnym momencie okazało się jednak, że czegoś brakuje. Elementu, który pomógłby nie tyle w procesie wytwarzania, ile również w zarządzaniu. Po pewnym czasie stało się oczywiste, że kadra zarządzająca poświęca całkiem sporo czasu na integrację i analizę danych, z których często i tak niewiele można wyczytać. Niektóre z tych informacji były potrzebne dla klientów, aby móc im wytłumaczyć, ile kosztuje dany proces i skąd taka wartość oferty. Dobre dane miały też pomóc w lepszym i dokładniejszym szukaniu elementów, które można usprawnić. Ponieważ był to problem do optymalizacji, Paweł poprosił mnie o pomoc.

Ucz się na błędach innych

Zanim napiszę o rozwiązaniu, jakie udało nam się wspólnie wypracować, warto opisać, jakie lekcje musiało odrobić LC Elektronik, aby było ono skuteczne. Po pierwsze zbyt dużą wagę przywiązywano do intuicji i emocji, kiedy należało podjąć decyzję. Przez to zbyt dużo uwagi poświęcano sprawom, które wywoływały dużo poruszenia, ale obiektywnie zdarzały się rzadko. Można to porównać do reakcji mediów związanych z wypadkami. Zwróć uwagę, jak wielką uwagę media przywiązują do katastrof samolotowych, a jak małą do wypadków samochodowych. W tych pierwszych w 2019 roku zginęło 257 osób na świecie, a w wypadkach komunikacyjnych z udziałem aut życie straciło 2897 osób i to tylko w samej Polsce. Analizując takie dane racjonalnie, jasne jest, że powinniśmy dużo większą uwagę przywiązywać do wypadków drogowych, np. zmieniać prawo drogowe lub dostosowywać infrastrukturę drogową w Polsce, a nie skupiać się przesadnie na bezpieczeństwie lotnictwa cywilnego. A mimo tego więcej osób boi się latać samolotem niż podróżować samochodem. W firmie także znajdą się takie elementy, które działają na nasze emocje. Może to być na przykład jeden, spośród setek, niezadowolony klient, który mówi o tym głośno i dosadnie, a firma, zamiast skupiać się na pozostałych pozytywnych ocenach, na siłę stara się zmienić swoje standardy i zasady, aby dobrze wypaść w oczach tego jednego kontrahenta.
Kierowanie się emocjami i intuicją może więc być stratą nie tylko czasu, lecz także pieniędzy. LC Elektronik dzięki uświadomieniu sobie tej ważnej lekcji zrozumiało, że potrzebują dobrej jakości wskaźników, które są dostępne szybko, a zbieranie danych potrzebnych do ich stworzenia nie zabierze zbyt wiele czasu pracownikom, zwłaszcza że LC Elektronik ma swój system do zbierania danych z procesów produkcyjnych. Zrozumieliśmy też, że wdrażanie drogich rozwiązań informatycznych nie jest konieczne, a środki finansowe zaoszczędzone w ten sposób można przeznaczyć na kolejne inwestycje w firmie. Doszliśmy również do wniosku, że przy tworzeniu wskaźników potrzebny jest sprawczy i zaangażowany zespół, który sam tworzy wskaźniki, dzięki czemu rozumie je i może swobodnie podejmować na ich podstawie decyzje.
Opierając się na dotychczasowych doświadczeniach LC Elektronik i wsłuchując się w potrzeby klienta, postanowiliśmy stworzyć Kokpit Zarządzania, czyli niedrogie rozwiązanie, które pozwala na agregowanie, integrowanie i analizowanie danych z przedsiębiorstwa. Zanim jednak wdrożyliśmy nasz pomysł, musieliśmy rozwiązać kilka problemów.

Wyzwania związane z wprowadzeniem wskaźników w firmie

Pierwszym i potencjalnie bardzo niebezpiecznym wyzwaniem było poradzenie sobie z lękiem zespołu przed mierzeniem ich pracy. Jak przyznaje Paweł, pracownicy mieli sporo obaw. Bali się, że owskaźnikowanie pracy to zbieranie informacji, które później będą mogły być podstawą do zwolnienia. Wiele osób podkreślało również, że raportowanie danych to strata czasu. Co można zrobić, aby zniwelować lub chociaż złagodzić te lęki? W LC Elektronik zadziałały trzy rzeczy. Po pierwsze uczenie pracowników i tłumaczenie, czym są wskaźniki oraz do czego zostaną wykorzystane. Można to zrobić na przykład podczas warsztatów. Drugi sposób to przygotowanie wspólnie z zespołem narzędzia do mierzenia wskaźników. Takie podejście spowodowało, że pracownicy nie tylko lepiej rozumieli cele wprowadzenia kokpitu, ale także chętniej korzystali ze wspólnie wypracowanych mierników. Po trzecie warto również zachęcać zespół do wyciągania wniosków na podstawie raportowanych danych. Kokpit Zarządzania to narzędzie nie tylko dla zarządu, ale przede wszystkim dla pracowników.
Co ciekawe, dobrze przeszkolony zespół dość szybko zrozumiał, do czego będą służyć i jak pomagać im będą wskaźniki. Okazało się też, że osoby, które początkowo miały najwięcej wątpliwości i lęków, stały się ich ambasadorami i orędownikami, kiedy już zostały wprowadzone.
Drugim problemem, jaki można napotkać podczas implementacji wskaźników, jest niska jakość danych. Jak dochodzi do takiej sytuacji? Mogą zdarzyć się błędy przy zbieraniu danych, szczególnie tych, które muszą być wprowadzane ręcznie. Na tym etapie warto się od razu zastanowić, jakie standardy powinny obowiązywać, np. dobrze jest określić format wpisywania daty, znacznie ułatwi to integrację tych danych i późniejsze porównywanie oraz korelowanie ich ze sobą. Co można zrobić, aby tych błędów było mniej? Ponownie okazuje się, że wspólne przygotowanie narzędzi z zespołem może pomóc wyeliminować ten problem już na samym początku. Dobrze jest też szkolić pracowników, zarówno tych, którzy dołączają do firmy, jak i przypominać od czasu do czasu standardy i zasady swoim stałym pracownikom, najlepiej przy okazji innych szkoleń. Warto też zastosować jedno z narzędzi Lean Management – poka yoke, czyli sprawić, aby przy wprowadzaniu danych po prostu nie dało się popełnić błędu, np. umożliwić wpisywanie tylko jednego formatu danych w konkretnej rubryce czy komórce arkusza kalkulacyjnego.
Wyzwaniem jest też wybranie odpowiedniego oprogramowania do wizualizacji wskaźników. Wiele systemów do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) ma jakieś możliwości liczenia i pokazywania wskaźników. Często jednak okazuje się, że w zakładzie produkcyjnym czy firmie usługowej korzysta się z wielu systemów i różnych metod zbierania danych. Przeprogramowanie i dostosowanie systemu ERP do naszych potrzeb za każdym razem generuje koszty pracy konsultanta czy programisty. Perspektywa poniesienia dodatkowych wydatków sprawia, że w praktyce rzadziej korzysta się z modułów analitycznych, mimo że inne moduły systemu planowania są wykorzystywane z powodzeniem przez magazyn czy księgowość. Rozwiązaniem może być wykorzystanie dostępnych, łatwo edytowalnych narzędzi. Jednym z nich może być właśnie Kokpit Zarządzania Biznesem, który z powodzeniem działa w LC Elektronik, a który można szybko dostosować do zbierania wielu różnych danych w zakładach produkcyjnych i firmach usługowych.

Jak wygląda Kokpit Zarządzania w LC Elektronik?

Dzięki pracy z Pawłem oraz jego zespołem stworzyliśmy Kokpit Zarządzania, który spełnił oczekiwania firmy i z powodzeniem jest rozwijany. Składa się on z czterech obszarów, w każdym z nich wyodrębnione zostały kluczowe wskaźniki efektywności.
Pierwsza sfera w kokpicie dotyczy pieniędzy – można przede wszystkim zobaczyć wskaźnik, który pokazuje, jaka jest rentowność firmy. Ponadto pokazane są takie kwestie finansowe, jak ilość rezerw finansowych czy kwota, jaką można przeznaczyć na inwestycję. Ważnym wskaźnikiem w LC Elektronik jest wartość produktów znajdujących się w magazynie. Znajdują się tam również wskaźniki monitorujące płynność finansową – wykresy wskazują, ile winni są klienci, a także, jakie kwoty powinny zostać wkrótce zapłacone.
Kolejny obszar to wskaźniki sprzedażowe. Wśród nich najważniejszy jest poziom marży. Pokazywana jest również...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy