Jak wyjść z pułapki Excela i wdrożyć system, który naprawdę usprawni produkcję?

Excel zyskał popularność dzięki prostocie i dostępności. Każdy może go szybko uruchomić i zacząć od razu działać, co sprawia, że wiele procesów zostało wokół niego zaprojektowanych. Jednakże okazuje się, że wraz ze wzrostem skali działalności Excel zaczyna zawodzić. System ten nie oferuje automatycznej synchronizacji, kontroli dostępu ani integracji z innymi systemami. Błędy w arkuszach mogą kosztować bardzo drogo, a mimo to Excel nadal jest używany, bo jest znany i nie wymaga wdrożeń.
Niestety ta „wolność” rodzi chaos – różne wersje planów, brak spójnych danych i odpowiedzialności. Produkcja potrzebuje danych w czasie rzeczywistym, a Excel się do tego po prostu nie nadaje. Wyjście z pułapki Excela to konieczność, jeśli firma chce usprawnić produkcję i zwiększyć konkurencyjność. To nie tylko zmiana narzędzia, ale przede wszystkim podejścia – od reaktywności do procesów opartych na danych i integracji. Odpowiednie systemy narzucają standardy, porządkują pracę i umożliwiają lepsze decyzje. 
W XXI w. zarządzanie produkcją w Excelu to już za mało. Coraz więcej firm rozumie, że rozwój i kontrola są możliwe tylko wtedy, gdy dane są uporządkowane, zintegrowane i dostępne na bieżąco. Pytanie brzmi więc nie „czy”, ale „kiedy” wyjść z pułapki Excela? Odpowiedź brzmi – zanim kosztowny błąd zatrzyma całą produkcję. 

Wdrożenie systemu planowania produkcji – od czego zacząć?

Wieloletnia praktyka pokazała mi, że wiele firm przez długi czas radzi sobie z planowaniem produkcji wyłącznie w Excelu. Na pierwszy rzut oka to rozwiązanie wydaje się proste, wygodne i niedrogie. Jednak wraz z rozwojem firmy oraz zwiększającą się złożonością procesów produkcyjnych, Excel zaczyna stawać się niewystarczający. Brak kontroli w czasie rzeczywistym, błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych, trudności w szybkiej analizie oraz skomplikowane zarządzanie informacjami to tylko niektóre z wyzwań, z którymi spotykają się przedsiębiorstwa na tym etapie.
W tym artykule podzielę się swoją wiedzą zdobytą podczas współpracy z firmami, które zdecydowały się na taką właśnie zmianę – od momentu rozpoznania problemów, przez wybór odpowiedniego systemu, aż po etapy wdrożenia i adaptacji nowych narzędzi w codziennej pracy. Z tekstu dowiesz się, m.in. jakie pytania powinieneś sobie zadać, zanim zdecydujesz się na inwestycję w system planowania produkcji, na co zwrócić uwagę podczas wyboru oprogramowania oraz jak skutecznie przeprowadzić proces wdrożenia, by uniknąć typowych pułapek i zmaksymalizować korzyści. 
Na wstępie należy zaznaczyć, że sam zakup systemu nie rozwiązuje problemów. Najważniejsze w całym tym przedsięwzięciu jest przygotowanie całej organizacji na zmianę, w tym odpowiednie zaplanowanie kroków oraz zaangażowanie zespołu, który na co dzień będzie korzystał z nowych rozwiązań.
Zanim zakupisz nowy program – zatrzymaj się i szczerze odpowiedz na kilka ważnych pytań. Z mojego doświadczenia wynika, że firmy, które przeszły ten etap, najczęściej zauważały, że właśnie na samym początku rodzą się największe problemy i frustracje.

Jeśli wciąż planujesz produkcję w Excelu, zapytaj siebie:

• Co dokładnie nie działa w Twoim obecnym systemie? 
  Czy Excel jest w twojej firmie narzędziem ratunkowym? Teoretycznie na pozór wygodne i szybkie, ale często...