Dołącz do czytelników
Brak wyników

Sztuka motywowania

10 listopada 2021

NR 65 (Październik 2021)

Rola przełożonych w procesie onboardingu

0 20

Właśnie przyglądam się wprowadzaniu zmian w procesie onboardingu w dużym zakładzie przemysłowym. Trzymam kciuki za ten projekt, bo każda z osób, z którą rozmawiam: czy jest to kadra zarządzająca, czy też pracownicy działów personalnych, zwraca uwagę na to, jak w ostatnich latach zmieniła się rzeczywistość dotycząca zatrudniania pracowników. Brak kandydatów czy precyzyjniej odpowiednich – posiadających konkretne umiejętności – przyszłych pracowników powoduje, że firmy szukają pomysłu, by być jak najskuteczniejszym w szeroko pojętym procesie zatrudniania. Po to, by przyciągnąć odpowiednich ludzi do organizacji, a na dodatek, by Ci pracownicy chcieli w niej zostać jak najdłużej. Jednym z pomysłów, który ma to ułatwić, jest właśnie proces onboardingu.

Czym jest onboarding?

Onboarding to wszystkie działania, które mają pomóc, by nowo zatrudniona osoba zaadaptowała się w nowej pracy. To słowo pochodzi z języka angielskiego i często jest tłumaczone jako „wszyscy na pokład”. Z tego właśnie powodu je lubię, bo pokazuje, że chcemy, by nowy pracownik szybko zaaklimatyzował się w naszej firmie. Można też oczywiście, jeśli ktoś woli, używać pojęć: wdrażanie czy też proces adaptacji nowego pracownika.
Czy proces onboardingu dotyczy tylko dużych przedsiębiorstw? Czy na pewno jest potrzebny w zakładach produkcyjnych? Być może zadajecie sobie takie pytania, bo jeszcze do niedawna (tak wynika z rozmów z zaprzyjaźnionymi firmami), niekoniecznie był to ważny fragment działania zakładu pracy. Wielu pracodawców (tych mniejszych szczególnie) robiło to w sposób nieformalny, a duże zakłady przemysłowe traktowały to jako zadanie HR (działów personalnych). Co zatem się zmieniło, że onboarding, czyli pojęcie, które powstało w latach 70. XX wieku, coraz bardziej staje się wyzwaniem, z jakim muszą się zmierzyć wszyscy zarządzających w firmie?
Przyczyn pewnie jest wiele. Ja chcę Wam zwrócić uwagę na kilka z nich:

POLECAMY

  • Mamy w większości przypadków tzw. rynek pracownika – co oznacza, że dobry pracownik (świadomie dodałam ten przymiotnik: dobry) nie boi się zmiany pracy. Sama, z niejakim zdziwieniem, wysłuchałam najnowszych danych o tym, że osoby zatrudnione w Polsce częściej zmieniają pracę niż w innych krajach europejskich. Powoduje to dwa utrudnienia w procesie pozyskiwania pracowników:
  • Problem ze znalezieniem osób, które mają odpowiednie kwalifikacje czy umiejętności. Czasy, które wspominał jeden z moich rozmówców (obecnie team lider w dużym zakładzie produkcyjnym), że 10 lat temu, gdy starał się o stanowisko operatora na produkcji, to chętnych było dużo więcej niż miejsc – poszły w zapomnienie. On do dziś pamięta poczucie dumy, że przeszedł pozytywnie cały proces rekrutacyjny i został przyjęty. Jednak obecnie jest inaczej. Co prawda procedury przyjęć zostały teoretycznie bez zmian (między innymi kandydaci muszą przejść testy praktyczne, np. wyłapywanie wad produktów) – natomiast to, co się zmieniło, to że często jest mniej kandydatów niż miejsc. Więc w praktyce i tak musiały zostać obniżone wymogi kwalifikujące do przyjęcia.
  • Zwiększoną rotację już pozyskanych już pracowników. Na jej wysoki poziom, szczególnie w pierwszym miesiącu pracy, zwraca uwagę wiele przedsiębiorstw. To wskazuje już na konkretny problem z perspektywy osób zarządzających, a szczególnie bezpośrednich przełożonych – bo wpływa to na ich codzienną pracę czy też wprost utrudnia realizację założonych targetów.

Do pracy trafiają coraz częściej pracownicy tzw. młodych pokoleń (millenialsi – pokolenie Y i postmillenialsi – pokolenie Z). Przyjmuje się, że pokolenie Y to osoby urodzone pomiędzy 1980 a 1996/1997 rokiem. Z kolei pokolenie Z to osoby urodzone w końcówce lat 90. i później. Te daty są oczywiście ramowe i bardziej mają pokazywać pewne założenia, niż być sztywnym podziałem. Nie każdego musi przekonywać teoria, że pracownicy z tzw. młodych pokoleń mają inne nastawienie do pracy, czy też – szerzej ujmując – inne oczekiwania niż osoby starsze wiekiem, jednak wielu zarządzających zwraca na to uwagę. Często w rozmowach podkreślają, że są to inni pracownicy niż Ci, z którymi wcześniej mieli do czynienia. To efekt wielu czynników, gdzie na pierwszym miejscu pojawia się hasło pokolenie wychowane w świecie cyfrowym. Co przekłada się w pracy na produkcji np. na uczenie od podstaw pewnych umiejętności, które kiedyś były oczywiste. Dyrektor jednej z firm, z którą współpracuję, zgłosił wniosek, by w ramach szkoleń wprowadzających do pracy uwzględnić kwestię używania narzędzi (np. zwrócić uwagę na rodzaje śrubokrętów używanych w fabryce), bo zauważył, że błędy popełniane w tym zakresie przez nowych pracowników są znacznie częstsze niż kiedyś.
Zrozumienie tych osób – już na początku współpracy – jest ważne, bo może zadecydować o tym, czy dany pracownik zwiąże się z firmą na dłużej, czy też nie. Szczególnie, że z badań dotyczących zatrudnienia wynika, że w 2025 roku osoby z pokolenia Y (millenialsi) będą stanowić 75% pracowników na rynku pracy. Na pewno dla tych osób onboarding jest ważnym procesem wpływającym na decyzję dotyczącą pozostania lub też nie w danym miejscu pracy. Kultura organizacyjna, warunki pracy, przyjazna atmosfera w miejscu zatrudnienia – to ważne dla nich czynniki.
Tak  „po ludzku” odnalezienie się w nowym miejscu dla wielu osób jest po prostu trudne. Pamiętam, że nie raz w trakcie szkoleń dla kierowników, gdy omawialiśmy temat wdrażania nowych pracowników, proste ćwiczenie: „przypomnij sobie swój pierwszy dzień w pracy/swoje pierwsze dni…” wzbudzało wiele emocji. Nawet u osób, które przypomniały sobie swoją historię sprzed wielu lat. To pokazuje, jak ważny jest to moment dla każdego z nas, gdy podejmujemy nową pracę. Często można to też zaobserwować, gdy pytamy o doświadczenia z okresu adaptacji samych nowo zatrudnionych: zwracają oni uwagę na to, czy mieli komfort w tym pierwszym okresie, czy też nie. Niestety, w wielu miejscach im tego brakowało.
Wśród tych mało pozytywnych informacji przebija się jedna dobra wiadomość. Badania pokazują, że pracownicy zostają dłużej w tych firmach, gdzie jest dobrze przeprowadzony proces onboardingu.

Jakie działania powinny znaleźć się w procesie onboardingu?

Adaptacja nowego pracownika to proces bardzo szeroki. Oczywiście, w zależności od specyfiki firmy i jej wielkości może przyjąć różne formy, jednak warto mieć świadomość, jakich działań dotyczy. Być może łatwiej o tym będzie się Wam myślało, jeśli uświadomimy sobie, ile taki proces trwa. Najczęściej jest to czas od jednego miesiąca do trzech od zatrudnienia nowej osoby. Być może skojarzy się Wam to z czasem pierwszych umów o pracę (chociaż obecnie mogą to być też inne, wygodne dla pracodawcy i pracownika formy zatrudnienia). Mnie przede wszystkim pokazuje to, że chodzi tutaj o cały proces, a nie tylko – jak kiedyś pisano – o „pierwsze dni w nowej pracy”.
Ten czas pokazuje też, jakie informacje są przekazywane pracownikowi w procesie onboardingu. A często nie tylko informacje, a konkretna wiedza czy umiejętności. Warto bowiem pamiętać, że jest to również czas na przeszkolenie stanowiskowe danej osoby. Nawet jeśli nowo zatrudniony pracownik ma doświadczenie w podobnej pracy, to poznanie specyfiki konkretnej linii produkcyjnej i systemu pracy w danym zakładzie jest bardzo ważne. Piszę o tym, bo to właśnie jedna z ról bezpośrednich przełożonych w tym procesie: albo sami uczą swoich ludzi lub są aktywni pośrednio – poprzez monitorowanie przebiegu szkolenia stanowiskowego.

Jakie informacje są najczęściej przekazywane w procesie onboardingu:

  • dotyczące strategii firmy, wizji i misji, kultury organizacyjne itd.,
  • procedur firmowych i systemów zarządzania, którym będzie podlegał pracownik. Na przykład: jak będzie oceniany, jakie są zasady premiowania itd.,
  • spraw kadrowo-płacowych: jak zgłasza się urlop, jak informuje się o zwolnieniu lekarskim itd.,
  • zasad pracy, zakresu obowiązków na zajmowanym stanowisku itd.,
  • spraw socjalnych, np. jak wygląda przerwa śniadaniowa (gdzie można ją spędzić), gdzie można palić papierosy, w jakich godzinach otwarta jest stołówka zakładowa,
  • poznanie innych osób z zespołu (brygady) i przełożonych, a szerzej wszystkich współpracowników, np. pracowników utrzymania ruchu, działu jakości czy BHP itd.,
  • zasad komunikacji w zakładzie pracy (tej fizycznej – poruszania się po firmie). Z mojego doświadczenia w fabrykach, które często są na rozległym terenie, jest to ważny punkt, bo faktycznie tego trzeba się nauczyć. Niektóre firmy oferują pracownikom mapki, które to ułatwiają, np. opis dojścia od bramy do swojego stanowiska, informacje o najbliższej ubikacji, pokoju socjalnym itd.
  • myśląc jeszcze o specyfice zakładów produkcyjnych (bo jak pewnie zauważyliście, niektóre punkty będą takie same niezależnie od branży) wiele przedsiębiorstw decyduje się, by pokazać w pierwszych dniach czy tygodniach pracy nowo zatrudnionemu cały proces produkcyjny. Tak, by pracownik był świadomy poszczególnych etapu produkcji, aż do zobaczenia ostatecznego produktu. To ważny motywacyjnie zabieg. Pracownik dzięki niemu widzi nie tylko wąski zakres pracy, który jest wykonywany na jego linii/stanowisku, a szeroko proces powstawania produktu.

Oprócz tego istotnym elementem procesu onboardingu są szkolenia stanowiskowe.
Czy jak patrzysz na tę listę z perspektywy bycia szefem – widzisz swoją rolę i zadania w procesie onboardingu? Myślę, że tak. W praktyce każda organizacja na swój sposób dzieli obowiązki związane z wdrażaniem nowo zatrudnionych pomiędzy dział kadr/personalny a przełożonych nowych pracowników. Skupię się więc może na mniej oczywistych sprawach. Dla mnie z praktyki współpracy z firmami w zakresie onboardingu są dwie takie rzeczy:

[1]Podział odpowiedzialności jest jak najlepszy, jednak warto pamiętać o jednym. Jeśli sami przypominacie sobie swoje pierwsze dni pracy, to częstym skojarzeniem jest to, że przekazywanych jest bardzo dużo informacji. W efekcie nowo zatrudniony często ma poczucie, że przynajmniej połowy z nich nie pamięta. Dlatego też bardzo przydatna jest reguła, która zakłada „powtarzalność w przekazywaniu informacji”. Dla mnie przekłada się to na to, że warto, by szef nie ograniczał się wyłącznie do przekazywania informacji związanych ze stanowiskiem pracy, ale z szerzej perspektywy. Dobrym przykładem może tu być kwestia rozmowy o misji czy też kulturze organizacyjnej firmy. Na pewno pierwsze wiadomości pracownik otrzyma w procesie rekrutacji. Później czekają na niego broszury informacyjne czy spotkanie z pracownikiem działu personalnego. A potem wskazane jest, by bezpośredni przełożony pokazał w praktyce, jak to wygląda na stanowisku pracy. Jak konkretne wartości, które promuje firma, pracownik zobaczy na swojej linii produkcyjnej, w codziennej pracy?

[2]Dobrze jest, gdy bezpośredni przełożony włącza w proces onboardingu także kolegów nowo zatrudnionego pracownika. Ułatwia to budowanie zespołu. W literaturze opisana jest funkcja buddy’ego (z języka angielskiego: kumpel, kolega). Czyli buddy to osoba, która dostaje zadanie zaopiekowania się nowym pracownikiem. Założenie jest takie, że nowemu łatwiej będzie zadawać pytania osobie, która pełni podobną funkcję w firmie (nie jest przełożonym). Bardziej tu chodzi o wszystkie organizacyjno-kulturowo-komunikacyjne informacje, niż o przekazywanie wiedzy merytorycznej. Nie jest to, przynajmniej formalnie, często spotykana funkcja w polskich firmach. Piszę o niej, bo można ją realizować także w sposób nieformalny, a bardzo wzbogaca proces onboardingu. Może też być motywująca dla pracownika, który podejmie się roli 
buddy’ego.

Co konkretnie masz robić w ramach onboardingu?

Oczywiście pomysłów na przekazanie kluczowych informacji jest wiele: począwszy od broszur zawierających najważniejsze kwestie, poprzez to, co coraz częściej wykorzystują firmy: krótkie filmiki pokazujące kluczowe zasady związane z pracą na danym stanowisku czy też kulturą organizacyjną firmy. Jednak patrząc z per...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy