Dołącz do czytelników
Brak wyników

Sztuka motywowania

29 października 2020

NR 59 (Październik 2020)

Odporność psychiczna w czasie kryzysu – jak radzić sobie w pracy i nie tylko

23

Życie i praca w sytuacji niepewności się przedłuża. Obecnie chyba nikt nie jest w stanie przewidzieć, kiedy sytuacja się zmieni i jakie konsekwencje epidemii jeszcze nas spotkają. W dużym stopniu dotyczy to życia zawodowego. Powoli docierają do nas informacje dotyczące tego, jak pracownicy radzą sobie W sytuacji pandemii. Niestety, nie są to pozytywne dane.

Badania prowadzone w różnych krajach (bo jak nigdy wcześniej, sytuacja jest równie trudna wszędzie) pokazują, że kłopoty są podobne. Wszędzie można zauważyć następujące symptomy: pogorszenie samopoczucia pracowników, stres związany z obecną sytuacją oraz lęk. Niepewne czasy to też brak poczucia bezpieczeństwa. Na szczęście u dużej części pracowników te zachowania są po prostu normalną reakcją w obecnej rzeczywistości. Nie wszystkie kłopoty wymagają działań medycznych czy terapeutycznych, jednak z pewnością utrudniają one pracę. Dobrze, by szefowie umieli zobaczyć, jak odporność psychiczna ich pracowników zmieniła się i w miarę swoich możliwości, jak mogą reagować. Jest to szczególnie ważne w przypadku firm produkcyjnych, gdzie brak koncentracji, trudność w skupieniu się czy też po prostu gorsze samopoczucie, a tak ujawnia się funkcjonowanie w przewlekłej sytuacji stresowej, to prosta droga do wypadku. Na ten czynnik zwracają mi uwagę eksperci BHP związani z zakładami produkcyjnymi. Alarmują oni, że kondycja psychiczna pracowników może zagrażać ich bezpieczeństwu. Kłopot według nich jest wielostronny: czasami pracownicy nie chcą zgłaszać tego typu problemów: bo jak o tym rozmawiać? Czasami też z kolei pracodawcy niechętnie reagują, bo również z ich perspektywy są to do tej pory niespotykane realia.
Epidemia koronawirusa sprawia też, że sytuacje, które kiedyś były rzadkością, stają się coraz powszechniejsze. W spokojnych czasach takie historie, jak śmierć pracowników, próba samobójcza czy choroba psychiczna członka zespołu i związane z nimi kryzysy w zespołach zdarzały się niezwykle rzadko. W efekcie pracodawcy, gdy zauważali ich negatywne konsekwencje, np. poczucie zagrożenia wśród współpracowników czy też radykalne pogorszenie się atmosfery w pracy, najczęściej decydowali się na wsparcie z zewnątrz, czyli profesjonalną interwencję kryzysową, by przywrócić jak najszybciej środowisko pracy do stanu sprzed traumatycznego wydarzenia. Oczywiście obecnie też jest taka możliwość, ale ponieważ potencjalnie trudnych zdarzeń i kryzysów jest więcej, kluczowe staje się wsparcie osób z wnętrza firm, w tym bezpośrednich przełożonych pracowników. Celem tych działań jest też pokazanie pracownikom, że organizacji zależy na ich zdrowiu psychicznym oraz na przyjaznej atmosferze w firmie. 
Być może będzie można uznać to za pozytywną stronę pandemii, że temat zdrowia psychicznego pracowników został wywołany nie tylko do dyskusji, ale do podjęcia konkretnych działań. Szczególnie w branży produkcyjnej, która stereotypowo kojarzy się z męską kulturą pracy, gdzie o emocjach, szczególnie tych trudnych, się nie rozmawia, a sprawność psychofizyczna częściej dotyczy tylko tego drugiego członu – łatwo rozmawia się bowiem o tym, czy stłuczony palec wyklucza lub utrudnia pracę, a trudniej o tym, czy obniżony nastrój w efekcie izolacji na kwarantannie może wpłynąć na wykonywane zadania po powrocie do pracy. 

POLECAMY

Zacznij od samego siebie

Jeśli Twoim celem jest wpieranie pracowników, to w pierwszym kroku musisz zadbać o swoją odporność psychiczną. Kwestia wydaje się oczywista – tylko jeśli sam będziesz w dobrej kondycji psychicznej, możesz pomóc innym, a jednak często bywa inaczej. Obrazuje to świetnie zasada związana z bezpieczeństwem, np. w samolotach. Jeśli podróżujesz z dzieckiem, to usłyszysz w instrukcji pokładowej, że gdyby była potrzeba skorzystania z maski tlenowej to najpierw masz ją założyć sobie, a dopiero w drugiej kolejności dziecku. Od strony logiki zasada ta jest zdroworozsądkowa: gdyby działo się coś naprawdę złego, możesz nie zdążyć założyć sobie maski i dziecko zostanie bez pomocy. Jednak emocje podpowiadają: najpierw zajmij się dzieckiem. Analogicznie do instrukcji w samolocie postępuj w sytuacji kryzysu w swojej firmie.
W kryzysie reagujemy bardzo indywidualnie – więc jako szef warto byś znał różne mechanizmy związane z pracą w sytuacji niepewności, lękiem czy negatywnymi emocjami. O tym jednak za chwilę, bo pracując, masz też do czynienia z procedurami i rozwiązaniami związanymi z bezpieczeństwem pracy w trakcie epidemii, które wdrożyła Twoja firma. Twoim zadaniem jest omawianie ich z pracownikami. Dobrze zaprojektowane rozwiązania dają bardzo ważny efekt: poczucie bezpieczeństwa.

Procedury i systemowe rozwiązania dotyczące bezpieczeństwa

W momencie, gdy wybuchła epidemia koronawirusa, wszystkie firmy stanęły przed tym samym pytaniem: Jak zapewnić pracownikom bezpieczne warunki pracy? 
W pierwszym odruchu wszyscy zwrócili uwagę na już obowiązujące procedury i instrukcje. Dlaczego tak się działo? Od strony psychologicznej wygląda to tak, że w sytuacjach, w których jest dużo niepewności, czy też zmniejsza się nasze poczucie kontroli nad sytuacją i jednocześnie towarzyszą nam różne emocje (np. lęk), a takie właśnie były konsekwencje stanu epidemicznego, to naszym sprzymierzeńcem są procedury. Czasami – zwłaszcza w spokojnych czasach – nie lubimy ich. Zaczynamy doceniać je w trudnościach. W sytuacjach kryzysowych procedury poprzez to, że automatyzują nasze działania, chronią nas przed popełnianiem błędów, na które jesteśmy narażeni, pracując w stresie. Świadomość, jak krok po kroku postąpić w danej sytuacji, uspokaja i daje poczucie bezpieczeństwa.
Warto ludziom o tym mówić, bo niestety czasami budzi się w nich przekora – a może warto zrobić coś inaczej, prościej – czyli pójść na skróty. Szef sam powinien przestrzegać procedur – być wzorem dla swoich ludzi – oraz uświadamiać ich wagę pracownikom.
Bardzo szybko firmy przekonały się też, że trzeba stworzyć nowe rozwiązania proceduralne i zasady bezpieczeństwa. Niezależnie od branży większość uznała, że model hierarchii kontroli zagrożeń będzie najbardziej pożądany.
Hierarchia kontroli zagrożeń to system stosowany w przemyśle w celu minimalizacji lub eliminacji narażenia pracowników na zagrożenia. Jest to model szeroko propagowany przez służby BHP, nie tylko w Polsce, lecz także na świecie. Tej koncepcji uczy się menedżerów w przemyśle, aby była wykorzystywana jako standardowa praktyka w miejscu pracy. Warto, by szefowie znali ten model, bo mogą wtedy świadomie spojrzeć na zasady bezpieczeństwa, które wprowadzono w ich firmie oraz doradzać przełożonym wyższego szczebla rozwiązania, których brakuje (jeśli je zauważą).
Zgodnie z tą ideą w sytuacji zagrożenia można:

  • wyeliminować zagrożenie (w sposób fizyczny);
  • zastąpić zagrożenie lub zmienić je tak, by było mniejsze lub by go nie było w ogóle;
  • kontrolować zagrożenie poprzez:
  • kontrolę techniczną, czyli znalezienie sposobu, by odizolować ludzi od zagrożenia,
  • kontrolę administracyjną, czyli zmianę sposobu wykonywania pracy;
  • wyposażyć pracowników w sprzęt i środki ochrony osobistej.

Przedstawione mechanizmy bezpieczeństwa, jak widzisz, są uszeregowane od najskuteczniejszego (eliminacja zagrożenia) do najmniej skutecznych (sprzęt i środki ochrony osobistej). Jednak jeśli chodzi o ciągłość działalności biznesowej, jest odwrotnie. Przykładem wyeliminowania zagrożenia w sposób fizyczny jest to, na co zdecydowała się część zakładów – całkowite przerwanie produkcji na pewien czas. Jak łatwo się domyślić, można stosować takie rozwiązanie w ograniczonym stopniu: na pewien czas. 
Dlatego też częściej sięga się po inne metody, które zapewnią bezpieczeństwo, ale też pozwalają pracować:

  • zmiana organizacji czy sposobu pracy – np. mniej pracowników w trakcie zmiany (by móc zachować bezpieczny dystans pomiędzy współpracownikami);
  • zamknięcie części zakładu czy też przestrzeni wspólnych – np. stołówek;
  • zmiana sposobów komunikowania się (zamiast tradycyjnych zebrań – spotkania typu online);
  • zapewnienie różnych środków ochrony osobistej, czyli płynów do dezynfekcji, maseczek itd.;
  • wprowadzenie dodatkowych zabezpieczeń typu: kontrola temperatury przed wejściem do zakładu.

Wachlarz tych metod jest bardzo szeroki i na pewno znasz je świetnie – bo, jak pokazują badania, większość firm stosuje takie same lub podobne rozwiązania. Nas interesuje odpowiedź na dwa pytania:
Jak te rozwiązania systemowe wiążą się z indywidualną odpornością pracowników?
Jakie jest zadanie szefów związane ze wspieraniem pracowników?

Systemowe podejście dotyczy każdej zatrudnionej osoby, czyli nie zakłada indywidualnego czynnika ludzkiego: tego, że każda osoba w inny sposób przeżywa trudności. Niektórzy pracownicy będą wymagać wsparcia szefa – bo ich poziom lęku będzie wyższy niż u innych. Kłopot polega na tym, że nie zawsze wyznacznikiem są obiektywne wskaźniki. Tak wynika z mojego doświadczenia – pracy na infolinii psychologicznej dla pracowników w czasie pandemii. Wyższy poziom lęku u pracowników (a co za tym idzie – niższa odporność psychiczna) może wynikać z wielu powodów i tylko i wyłącznie szef, który ma codzienny kontakt z nimi, może być tu wsparciem zarówno dla poszczególnych osób, jak i całego zespołu. Świetnie pamiętam sytuację pracownika produkcji, który w czasie pandemii został wykluczony przez współpracowników. Powodem było to, że jego żona pracuje jako pielęgniarka w szpitalu. Patrząc z perspektywy szefa, sytuacja wygląda następująco:

  • Z jednej strony mamy zespół, który odmawia pracy z daną osobą, powołując się na względy bezpieczeństwa. Przyczyną jest ich własny lęk.
  • Z drugiej strony mamy pracownika, który czuje się wykluczony i potraktowany niesprawiedliwie, bo jego argumenty, że praca z nim nie jest niebezpieczna, nie przekonują kolegów.

Podobnych historii wysłuchałam kilka. Mają wspólną cechę: jeśli pracownicy uznają, że z jakiegoś powodu zagrożeniem jest dla nich inna osoba (np. bo ma żonę pielęgniarkę, wróciła z wakacji z kraju, gdzie jest dużo zakażeń itd.), to mamy gotową sytuację konfliktową. I tutaj zawsze kluczowe jest działanie szefa.
Pisząc o systemowych rozwiązaniach związanych z bezpieczeństwem, warto podkreślić, że z perspektywy pracownika to często praca w oparciu na nowych procedurach. Może to być np. wykonywanie dodatkowych czynności: regularna dezynfekcja stanowiska, czy też inny sposób pracy, wymuszony tym, że mniej osób pracuje na danym odcinku. Od strony psychologicznej to budowanie nowych nawyków działania. Nawyki powodują, że nasze zachowania ulegają automatyzacji. Żeby do automatyzacji doszło, potrzebny jest czas, by właściwie wyrobić nowy nawyk. Daną czynność trzeba powtórzyć wielokrotnie, by stała się nawykowym działaniem. W literaturze często spotkasz się z magiczną liczbą – dwadzieścia jeden – jako tą, która jest potrzebna, by nastąpiła automatyzacja działania. Mówiąc kolokwialnie, trzeba przepracować dwadzieścia jeden dni w oparciu o nowe procedury, by stały się nawykiem. Nie do końca tak jest: czas potrzebny na automatyzację jest różny, zależny od tego, czego ona dotyczy. Wszystkie badania nad wdrażaniem nawyków potwierdzają jedno: zanim nastąpi automatyzacja, a co za tym idzie – ułatwienie w wykonywaniu czynności, trzeba ją wielokrotnie powtarzać. Na etapie nauki pracy w oparciu o nowe procedury ważne jest wsparcie szefa. Narzędziami są tu pozytywne wzmacnianie i pochwały.

Jak budować odporność psychiczną – wskazówki indywidualne

Te wskazówki w takim samym stopniu dotyczą zarówno Ciebie, jak i Twoich pracowników. Z perspektywy szefa – ważne jest poznanie tych mechanizmów, by móc o nich rozmawiać ze współpracownikami.

Czy można opanować lęk, czyli o tym, jak ważna jest akceptacja trudnych emocji
Lęk negatywnie wpływa na nasze zdrowie psychiczne i często mocno utrudnia pracę. Co w takim razie warto o nim wiedzieć, by móc pracować nad swoją odpornością psychi...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy