Dołącz do czytelników
Brak wyników

Sztuka motywowania

22 grudnia 2020

NR 60 (Grudzień 2020)

Motywowanie pracowników w okresach zwiększonych wyzwań stojących przed organizacją

0 241

Motywowanie pracowników stało się ważne jak nigdy dotąd i w niektórych organizacjach – wyjątkowo trudne. Większa niż zwykle część pracowników pracuje w trybie zdalnym. Mamy do czynienia ze zwiększoną absencją – więcej pracowników przebywa na zwolnieniach chorobowych, a jednocześnie część z nich przebywa na izolacji lub kwarantannie.

Część pracowników odczuwa lęk przed kontaktem i niechętnie przychodzi do pracy, mimo że zakres ich obowiązków zakłada, że nie są w stanie swojej pracy wykonywać z domu. W takich czasach kierownictwo musi być bardziej niż kiedykolwiek wsłuchane w swoich ludzi i nastawione na wspieranie ich.

POLECAMY

Dekalog motywowania pracowników w trudnych czasach

  1. Otwarcie się na poznanie pracownika i jego potrzeby
    Warto mieć świadomość tego, że każdy z pracowników jest inny. Każdy ma inne doświadczenia, aspiracje. Pracownicy, nawet jeśli są do siebie podobni i w niektórych kwestiach mocno się zgadzają, często mają różne potrzeby i oczekiwania. Również w trudnych sytuacjach zachowują się inaczej, mogą mieć różne lęki i niepokoje, których nie można wyśmiewać.
    Rolą kierownika jest obserwowanie swoich pracowników i zauważanie kwestii, które będą wpływały na motywację poszczególnych osób. Co prawda, ważne, by kierownik podkreślał przynależność swoją i każdego z pracowników do zespołu czy działu. Nie może jednak traktować wszystkich jako jedną wspólną masę. Kolektywizm nie przyniesie dobrych skutków, jeśli pracownicy uważają, że nie ma sensu się starać, gdyż ich osiągnięcia rozmyją się w tłumie, nie zostaną indywidualnie zauważone.
    Założenie, że znamy podstawowe potrzeby pracowników działu produkcyjnego, bo wszyscy są do siebie podobni, jest ogromnym błędem. Podobnie jak założenie, że na wszystkich zadziałają te same motywatory, na przykład, że do wszystkich dotrzemy wyłącznie pieniędzmi.
     
  2. Budowanie świadomości pracowników i poczucia odpowiedzialności za organizację
    W trudnych sytuacjach pracownicy czują się zagrożeni. Zaczynają martwić się o swoje miejsce pracy, o płynność zarobków. Niekoniecznie jednak przekłada się to na jakość ich pracy. Niestety, częściej dochodzi do sytuacji, w których poziom przykładania się do swoich obowiązków spada, gdyż pracownicy zaczynają brać dni wolne na poszukiwanie nowej pracy, wybierają zaległe urlopy lub podświadomie dają sobie prawo do niższej jakości pracy czy kradzieży. Dlaczego? Bo jeśli firma może paść, to pracownicy chcą skorzystać, dopóki się jeszcze da…, bo skoro i tak przedsiębiorstwo zbankrutuje, to nie ma znaczenia, co zrobi pojedynczy pracownik. Nic bardziej mylnego. W trudnych sytuacjach, zagrażających istnieniu organizacji, tym bardziej należy tłumaczyć podwładnym, jak ich praca wpływa na funkcjonowanie działu i całej organizacji. Nie warto udawać, że wszystko jest dobrze i zakładowi nic nie grozi. Należy pokazywać pracownikom, że może być źle, jednak ich praca ma również wpływ na to, jak przedsiębiorstwo sobie poradzi. Dlatego w trudnych sytuacjach, bardziej niż kiedykolwiek, ważna jest wytężona praca i zwracanie uwagi na jej jakość.
     
  3. Budowanie lojalności i poczucia przynależności do organizacji
    Warto podkreślać przynależność pracowników do organizacji. Pomogą w tym gadżety z logo firmy, takie jak koszulki, bluzy, smycze czy breloki. Tego typu przedmioty nie muszą stanowić dużej wartości, a jednak przypominają pracownikowi o przynależności do firmy, gdy używa ich w życiu prywatnym. Osoba, która poza godzinami swojej pracy nosi ubrania z logo firmy, pokazuje, że akceptuje swoją firmę i utożsamia się z nią. Aby ułatwić pracownikom decyzję na temat tego, czy chcą się pokazywać w tego typu odzieży, warto zaprojektować np. odzież sportową z niewielkim logo firmy. Odzież ta nie powinna przypominać roboczej. Można zainwestować również w gadżety, które będą prezentami dla dzieci czy reszty rodziny. Dobrze sprawdzą się artykuły szkolne, termosy czy kubki termiczne. Tego typu przedmioty to miłe prezenty, które jednocześnie mogą stanowić subtelną formę reklamy przedsiębiorstwa.
    Poza zapewnianiem bonusów materialnych przynależność pracownika do organizacji można budować poprzez częste rozmowy i angażowanie pracownika w definiowanie własnych celów. Warto tu postawić na otwartość w rozmowie. Nawet osoba, która pracuje na najniższym poziomie organizacji, ma prawo do swoich aspiracji i celów. Warto pokazywać pracownikowi długofalowe możliwości związane z pracą w firmie i dowiadywać się, jakie są jego cele. Pracownik, który ma świadomość tego, że może coś osiągnąć – rozwijać się, dodatkowo kształcić, zmieniać stanowiska – postrzega nieco inaczej swoją rolę w firmie, patrzy na swoje działania długofalowo, jest lepiej zmotywowany do wytężonej pracy. Wyższa świadomość tego, że pracownik uczestniczy w wyznaczaniu swoich celów, przekłada się na zwiększenie się poziomu jego odpowiedzialności za swoją pracę, ale i za całą organizację. 
    Warto wyznaczać wraz z pracownikami nie tylko cele indywidualne, ale i zespołowe. To motywuje do lepszego współdziałania. Pracownicy, których celem jest wypracowanie efektu całego zespołu, chętniej udzielają pomocy współpracownikom. To z kolei pomaga podnosić kwalifikacje nowych pracowników.
     
  4. Komunikowanie się z pracownikami
    Komunikacja to kolejny z obszarów, który mocno wpływa na motywację pracowniczą. Ma ona znaczenie na wielu poziomach. Ważne jest zarówno to, jak się ze sobą komunikujemy, w jaki sposób się do siebie zwracamy, jak i co sobie mówimy, czyli jakie komunikaty i informacje docierają do pracowników.
    Dla podniesienia atmosfery i motywacji pracy warto pracować nad standardami komunikacji, które zawierają wzajemny szacunek. Komunikując się z pracownikami, kierownictwo powinno pamiętać o prostym, dopasowanym do odbiorców języku. Jasne powinno być również wyjaśnienie, czego oczekujemy od pracowników. Dopasowując poziom trudności zadań do poszczególnych osób, warto odpowiednio zakomunikować każdemu, jakie są jego zadania, jaki zakres odpowiedzialności. Pracownik powinien wiedzieć, które zadania do niego należą, a czego mu robić nie wolno i w których momentach powinien wezwać wsparcie.
    Pracownik będzie bardziej zmotywowany, gdy kierownik lub osoba do tego wyznaczona w zrozumiały sposób opisze mu nowe zadania i da potrzebne do ich realizacji wsparcie. W przypadku zadań bardziej wymagających należy formułować komunikaty w taki sposób, by docenić pracownika i upewnić go, że da radę wykonać polecenie. Jego motywacja będzie wyższa, gdy pracownik będzie dokładnie wiedział, czego się od niego oczekuje. W przeciwnym razie w pracowniku budzi się opór i niechęć przed wprowadzaną zmianą. Żeby się upewnić, czy pracownik właściwie zrozumiał zadanie, warto prosić, by sparafrazował słowa kierownika. Jednocześnie warto poprosić, by opowiedział o tym, jaki ma pomysł na wykonanie zadania, a w przypadku szybkich zadań manualnych należy poprosić pracownika o przejście do działania i obserwować go przez jakiś czas. Warto pamiętać, by przedstawiając konkretne zadania informować, jaki mają one wpływ na całość procesu lub funkcjonowania organizacji.
    Pamiętaj o przekazaniu informacji zwrotnej po wykonanym zadaniu. Częstym błędem jest obserwowanie pracownika, a gdy już widzimy, że sobie radzi, pozostawienie go samemu sobie. Zamiast tego poinformuj go, że pracuje dobrze. Powiedz, co wychodzi mu najlepiej, a co ewentualnie może jeszcze poprawić. Jeśli nie dasz pracownikowi informacji na temat jego pracy, nie ma on pewności, że wykonuje ją dobrze.
     
  5. Informowanie pracowników
    Inną, istotną kwestią, związaną również z komunikacją w organizacji, jest informowanie pracowników. Im bardziej niepewna czy dynamiczna sytuacja w organizacji i jej otoczeniu, tym większa niepewność pracowników. Brak informacji na temat przyszłości firmy, jej strategii, tego, co dzieje się wokół, wpływa na pracowników bardzo demotywująco. 
    Jeżeli część Twojej załogi pracuje w trybie zdalnym, pracownicy nie widują się tak często, jak dotychczas, jeśli inżynierowie nie zaglądają na produkcję, tym bardziej musisz zadbać o właściwy dostęp do informacji. Warto poświęcić czas na regularne przekazywanie informacji na temat tego, co dzieje się w firmie. Warto dementować plotki poprzez informacje wychodzące bezpośrednio od kierownictwa. Nie oznacza to, że trzeba informować podwładnych na temat wszystkiego, co dzieje się w firmie. Warto jednak mieć świadomość tego, że jeśli w firmie pojawiają się niepokojące informacje, narasta wokół nich dużo plotek, które nie zawsze wpływają korzystnie na pracę i motywację ludzi. Dlatego lepiej zapobiegać niż leczyć i stworzyć system, dzięki któremu informacje na temat życia firmy są regularnie przekazywane pracownikom.
     
  6. Uświadamianie efektów i wagi działu
    W trudnych czasach może się zdarzyć, że kierownik nieco zapomni o swoich pracownikach. Siedząc przed komputerem, bierze udział w licznych strategicznych spotkaniach. Nieco rozproszony, czeka z niecierpliwością na kolejne informacje. Ważne jest, by jednak pamiętać, szczególnie w skomplikowanych sytuacjach i ogólnej dezinformacji, i znaleźć czas, który można poświęcić tylko pracownikom. Warto, aby kierownik zaplanował czas, który przeznaczy na regularne informowanie pracowników o efektach ich pracy. Mogą to być informacje na temat dziennej czy tygodniowej wielkości produkcji poszczególnych osób czy zespołów. Takie informacje nie muszą być zawsze przekazywane słownie. Można zamieszczać je na tablicach informacyjnych w dziale produkcji lub wysyłać do pracowników za pomocą elektronicznych platform służących komunikacji lub drogą e-mailową. Pokazywanie i podkreślanie efektów pracy przyczynia się do wzrostu wysiłku wkładanego w efekty pracy.
    Warto podkreślać, że zaangażowanie i efektywne działanie każdego z pracowników wpływa na wynik całej organizacji i pomoże jej przetrwać w trudniejszych czasach. Podkreślanie znaczenia działu produkcji jako kluczowego działu w firmie produkcyjnej pomoże pracownikom pogodzić się z pracą w sytuacjach stresujących.
     
  7. Premie i bonusy
    Warto pamiętać o nagrodach materialnych. Im mniej zarabia nasz pracownik, tym większe znaczenie mają dla niego bonusy finansowe. Aby bonus finansowy przyniósł odpowiedni efekt, warto pamiętać o kilku kwestiach.
    Po pierwsze, ważny jest jasny i rzeczowy przekaz. Informując pracowników o tym, że za konkretne działania będzie można uzyskać dodatkową gratyfikację finansową – wspieramy ich zaangażowanie w konkretnych obszarach. Jeśli wynagrodzimy osoby zaangażowane dopiero po fakcie, mniejsza liczba osób przyłoży się do zadania.
    Ponadto ważne jest, by przy nagradzaniu pracowników dawać bardzo jasne wytyczne, za co przyznajemy bonusy. Jest to sy...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy