Dołącz do czytelników
Brak wyników

Sztuka motywowania

3 września 2021

NR 64 (Sierpień 2021)

Jak zbudować skuteczny system szkoleń pracowników produkcji

0 40

Rozwój pracowników produkcyjnych w obecnych, dynamicznych czasach jest obowiązkiem wszystkich organizacji. Zarówno tych niewielkich, jak i dużych. Niestety można zauważyć, że szkolenia często są traktowane jako mniej istotny element całego procesu produkcyjnego, co zazwyczaj argumentowane jest brakiem czasu. Obok tego jakże błędnego podejścia, na krytykę zasługuje poświęcanie czasu na szkolenia tylko dla kierowników zespołów czy mistrzów produkcji.

O ile szkolenia dla tej grupy są bardzo ważne, o tyle pomijanie ciągłego rozwoju operatorów produkcji i skupianie się tylko na kadrze kierowniczej jest błędem. Ten błąd i jego skutki już wiele lat temu zauważyli producenci z sektora automotive, co w konsekwencji doprowadziło do sytuacji, w których ciągłe szkolenia pracowników produkcji są jednym z wymogów klienta.
Dokładna analiza procesu produkcyjnego oraz czynności wykonywanych przez pracowników pozwalają dostrzec, że brak czasu to wymówka niezgodna z prawdą. Z pomocą przychodzi tu zatrudnienie osoby odpowiedzialnej za wdrożenie i koordynację procesu rozwojowego pracowników produkcji.

POLECAMY

Jak stworzyć i wdrożyć plan rozwojowy operatorów produkcji?

Wdrożenie procesu szkoleniowego można podzielić na osiem etapów. Od rozpoznania wszystkich zadań w procesie produkcyjnym po wdrożenie systemu do zarządzania szkoleniami.
Etap 1. Skatalogowanie wszystkich czynności wykonywanych przez pracowników w procesie produkcyjnym
Etap ten z pozoru wydaje się łatwą, lecz czasochłonną czynnością. Im dokładniej analizujemy proces, tym bardziej okazuje się, że liczba czynności jest bardzo duża. Co ważne, podczas katalogowania zadań należy mieć na uwadze, że instrukcja dla danej czynności nie może być ani za bardzo rozbudowana, ani za bardzo rozdrobniona. Dla nowego pracownika zbyt rozbudowana instrukcja może być za trudna do przyswojenia w krótkim czasie, natomiast nadto rozdrobniona wymusza zbyt wiele szkoleń, a co za tym idzie, pracownik będzie czuł się przytłoczony liczbą wydarzeń szkoleniowych.
Ważną cechą prawidłowo zbudowanego katalogu szkoleń jest jego elastyczność na zmiany, aby nieustannie się rozwijał. Z czasem pojawią się nowe czynności wynikające z wdrożeń nowych rozwiązań technologicznych lub udoskonaleń procesu. Również podczas tworzenia planów szkoleniowych pojawi się bardzo dużo informacji, które będą go rozbudowywać. Wynika to z prostego faktu, że analiza procesu produkcyjnego pod kątem spisania wszystkich czynności ujawnia, jak wiele z nich było wykonywanych nieświadomie. Pojawią się również wątpliwości, czy dana czynność ma sens i czy nie jest ona nadmiarowa i należałoby ją usunąć.
Etap 2. Stworzenie planów szkoleniowych
Dobrze przygotowany katalog szkoleń zawiera stopniowaną trudność wykonywanych czynności. Pozwoli to na nauczenie nowego pracownika podstawowych działań, aby już w pierwszych dniach pracy mógł zasilić linię produkcyjną i oswoić się z procesem.
Niestety, jak pokazuje doświadczenie wielu organizacji, zarówno z sektora produkcyjnego, jak i usługowego, szkolenie nowego pracownika polega na nauczeniu go prawie wszystkich czynności naraz. Są również organizacje, które na rzecz oszczędności potrafią zlikwidować plany szkoleń na rzecz jednego, skompresowanego szkolenia. Niestety, takie działania nigdy nie przyniosły efektów, a wręcz przeciwnie – negatywnie wpłynęły na jakość wytwarzanych produktów/świadczonych usług, oraz jakość pracy.
Rozbicie planu szkoleń na osobne części jest konieczne. Pracownik bez doświadczenia nie jest w stanie poznać całego materiału w ciągu np. tygodniowego szkolenia, aby potem wykonywać pracę na wystarczającym poziomie.
Jedno duże szkolenie daje pozorne oszczędności. Czas potrzebny do rozwinięcia przez pracownika odpowiednich kompetencji znacznie się wydłuża, a brak dodatkowych szkoleń wywołuje u pracownika frustrację i demotywację. Już od lat specjaliści zajmujący się motywacją zwracają uwagę, jak silny wpływ na motywację pracowników mają szkolenia. Tym samym decyzja o likwidacji długotrwałego planu szkoleń powinna być poddana solidnej krytyce, czy aby na pewno przyniesie ona planowane oszczędności.
Skuteczne plany szkoleniowe warto projektować, biorąc pod uwagę:

  • Czas zatrudnienia pracownika – plan powinien być dostosowany do okresu zatrudnienia.
  • Etapy rozwoju pracownika – warto oprzeć się na propozycjach zaprezentowanych przez Kena Blancharda, który m.in. wyróżnił cztery etapy – Debiutanta, Adepta, Praktyka i Eksperta. Każdy z tych poziomów cechuje się innym podejściem do wykonywanej pracy, co pozwoli na zaplanowanie podniesienia kompetencji w odpowiednim momencie zatrudnienia.

Etap 3. Jak pisać instrukcje
Najważniejszym krokiem w tworzeniu instrukcji jest nie tyle zebranie informacji na temat danej czynności, ile ustandaryzowanie wyglądu instrukcji. Standaryzacja nie tylko pozwala wypracować najlepszą formę przekazu informacji, lecz także ułatwia przyswojenie sposobu tworzenia takowych przez nowych pracowników.
Wprowadzenie standaryzacji z pewnością spotka się z oporem i wypracowanie nawyku tworzenia dokumentacji wg standardu będzie wymagało cierpliwości ze strony wdrażających, ale z czasem przyniesie korzyści. Każda aktualizacja czy też każdy nowy materiał będzie tworzony zgodnie z wypracowanym schematem, a jednocześnie zminimalizuje się prawdopodobieństwo pominięcia jakichś istotnych informacji.
Informacje, jakie powinny zawierać ustandaryzowane instrukcje, to:

  • graficzna prezentacja czynności w postaci zdjęć,
  • opis czynności ściśle odnoszący się do zdjęcia,
  • ustandaryzowany numer dokumentu;
  • osobę odpowiedzialną za przygotowanie dokumentu,
  • osobę odpowiedzialną za zatwierdzenie dokumentu.
     
Rys. 1. Fragment instrukcji pracy (źródło: https://www.creativetemplate.net/)


Etap 4. Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za prowadzone szkolenie
Odpowiedzialnymi za prowadzenie szkoleń powinny być osoby doskonale znające proces. Mogą to być kierownicy zespołów, team liderzy, jednak należy mieć na uwadze, jakie inne obowiązki ma dana osoba oraz jaka jest ilość materiału do poznania i osób do przeszkolenia. Z pewnością osobą szkolącą nie może być kierownik produkcji, który poza poświęcaniem czasu na czynności organizacyjne produkcji nie musi mieć pełnej wiedzy na temat każdej wykonywanej czynności. Nie może to również być osoba, która nie zna procesu od strony praktycznej, ponieważ teoretyczne opisywanie czynności procesu z pewnością negatywnie wpłynie na jego jakość.

Etap 5. Wyszkolenie osób odpowiedzialnych za szkolenia
Często przyjmuje się założenie, że doświadczony pracownik z dużą wiedzą będzie dobrze szkolił. Jest to jednak błędne podejście, ponieważ brak wiedzy na temat metody skutecznego nauczania, przyczynia się w efekcie do niskiej skuteczności. Poznanie i wykorzystywanie w szkoleniu pracowników produkcji opracowanych właśnie na potrzeby takich działań metod przekłada się w efekcie na znaczne podniesienie skuteczności szkoleń, przy jednoczesnym skróceniu ich czasu.
Warto spojrzeć w kierunku programu rozwoju dla kierowników, mistrzów, liderów i brygadzistów, Training Within Industry. Program ten zawiera rozwój trzech kluczowych umiejętności:

  • Instruowania pracowników (IP),
  • Doskonalenia metod pracy (MP),
  • Budowania dobrych relacji z pracownikami (RP).

Program ten został opracowany w czasie II wojny światowej przez Departament Obrony USA z powodu zwiększonego zapotrzebowania na nowych pracowników w przemyśle zbrojeniowym. Z biegiem lat pojawił się czwarty element programu: Umiejętność zapewniania bezpieczeństwa pracy (BP).
Jednak w kontekście niniejszego tekstu skupimy się na elemencie dotyczącym szkolenia pracowników, który przyczynił się do skrócenia czasu szkolenia o 25%, przy jednoczesnym zachowaniu ich skuteczności. [1]

Cztery kroki metody Instruowania pracowników 

[1] Krok 
Przygotowanie szkolonego

Często pomijany, a jednak bardzo ważny element procesu szkoleniowego. Jeżeli mamy do czynienia z pracownikiem doświadczonym, z którym mamy wypracowane relacje, można skupić się na wytłumaczeniu pracy, którą pracownik będzie wykonywał. Natomiast w przypadku nowo zatrudnionego pracownika niezbędne jest poświęcenie czasu na zbudowanie właściwej atmosfery szkolenia:

  • Dla prawidłowego rozwoju nowych umiejętności niezbędne jest stworzenie odpowiedniej atmosfery. Należy mieć na uwadze, że nowy pracownik może być zestresowany, niepewny swoich możliwości i obawiać się, że nie poradzi sobie z nowymi zadaniami. 
  • Kolejnym istotnym punktem jest określenie pracy, czyli opisanie, co pracownik będzie robił i jakie czynności wykonywał. Co ważne, powinien się również dowiedzieć, jakie zadania poprzedzają jego czynność w procesie oraz jakie występują po.
  • Jedną z doskonałych metod zbudowania atmosfery jest wykazanie zainteresowania pracownikiem. Do tego doskonale nadaje się dowiedzenie się, co pracownik już potrafi. Dopytanie o dotychczasowe doświadczenie zawodowe oraz zainteresowania pozazawodowe może pomóc odkryć umiejętności, które mogą być przydatne w obecnym miejscu pracy.
  • Zainteresowanie tematem, którego pracownik będzie się uczył, znacznie podnosi skuteczność szkolenia. Dlatego zadaniem instruktora jest wzbudzenie zainteresowania pracownika. Pracownik powinien się dowiedzieć, jak bardzo dana czynność jest istotna, jak wyglądają plany szkoleniowe oraz jakie korzyści będzie miał z pracy w organizacji. Istotne jest również uświadomienie go, jak źle wykonane zadanie wpływa na proces.
  • Prawidłowe ustawienie pracownika to ostatni element przygotowania do szkolenia. Pracownik powinien widzieć, jak wykonywać pracę. Dlatego konieczne jest, aby instruktor ustawił się obok pracownika, po przeciwnej stronie ręki dominującej, tzn. jeżeli pracownik jest praworęczny, instruktor staje po lewej stronie pracownika.

[2] Krok 
Zaprezentowanie pracy

Krok ten składa się z trzech części i ważne jest, aby nie pominąć żadnej z nich: 

  • Najpierw należy zaprezentować pracę, omawiając tylko najważniejsze działania, po jednym kroku na raz. Instruktor powinien mówić powoli i zrozumiale, upewniając się, że pracownik jest skoncentrowany na przekazywanej treści.
  • Drugą prezentację, oprócz ponownego pokazania i omówienia najważniejszych działań, uzupełnia się wskazówkami, np. jak trzymać narzędzia, jaki nacisk, pod jakim kątem itp.
  • Trzecia prezentacja pracy, obok głównych działań oraz wskazówek, powinna być uzupełniona o informacje o wpływie wspomnianych wcześniej wskazówek na wykonywaną pracę. 


[3] Krok 
Sprawdzenie pracownika

Podobnie jak we wcześniejszych krokach ta część składa się z kilku istotnych czynników:

  • Pracownik wykonuje zaprezentowaną wcześniej pracę, a instruktor zwraca uwagę na błędy, jakie się pojawiają oraz niezwłocznie je poprawia.
  • Pracownik ponownie wykonuje pracę, jednocześnie podkreślając i tłumacząc główne czynności.
  • Pracownik trzeci raz wykonuje pracę, jednak teraz obok głównych czynności dodaje również wskazó...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy