Jak stworzyć system wczesnego ostrzegania w firmie produkcyjnej? Przeglądy ryzyk i szans

Wyzwania związane z tradycyjnym podejściem do zarządzania 

Na podstawie takich analiz podejmowane są decyzje o ewentualnych działaniach naprawczych lub ich braku, zwłaszcza jeśli wyniki odbiegają od założeń budżetowych lub są po prostu „nieakceptowalne” (choć definicja „nieakceptowalności” może być różna w zależności od kontekstu).
Ten sposób działania można porównać do górskiej wędrówki, w trakcie której raz na godzinę sprawdzamy mapę, a przez resztę czasu zerkamy tylko na to, co jest pod naszymi stopami. Ewentualnie obracamy się do tyłu, żeby sprawdzić, czy skręciliśmy w dobry szlak. Jakiego efektu możemy się spodziewać? Co chwilę pod naszymi stopami widzimy pieniek, duży głaz albo strumyk. Czasami się potykamy, czasami udaje nam się zatrzymać na chwilę, ale często musimy szukać sposobu, by ominąć przeszkody, patrząc tylko na to, co znajduje się tuż przed nami. Tak naprawdę te przeszkody łatwo byłoby ominąć, jeśli poza patrzeniem na własne stopy patrzylibyśmy do przodu. Patrzenie w tył to z kolei ciągłe orientowanie się, że jednak nie skręciliśmy tam, gdzie nie trzeba. Wtedy musimy zawrócić albo iść dalej, patrząc tylko pod stopy, z nadzieją, że podczas naszej kolejnej pauzy na sprawdzenie mapy znajdziemy jakieś rozwiązanie. 

Skutki bieżącego podejścia w firmie 

Brzmi jak szaleństwo i brak zdrowego rozsądku? Naturalnie. Dlaczego zatem tak dużo firm nadal tak postępuje w biznesie? Dlaczego gonimy tylko wyniki bieżącego miesiąca? Dlaczego w przód patrzymy tylko w okresie budżetowym? Dlaczego bazujemy na KPI, które pokazują wyniki historyczne?
Czym to się kończy? Tym, że co chwilę jesteśmy zaskakiwani problemami, które dało się przewidzieć. Przy rozliczeniu budżetu okazuje się, że w ogóle nam nie wyszło i trzeba zmienić naszą strategię postępowania. Okazuje się, że non stop gasimy pożary i próbujemy rozwiązywać problemy w momencie, kiedy one już wystąpiły (albo nawet długo po tym, kiedy wystąpiły i dopiero wtedy, gdy stały się superpilne, bo wcześniej nie było czasu, żeby się nimi zająć, bo przecież były inne pilniejsze pożary). Jeśli powyższy opis jest bliski opisowi Waszej firmy, to szczerze współczuję, ale też doskonale rozumiem, bo sam pracowałem w firmie, która przez lata była w ten sposób zarządzana. 
Czy jest to beznadziejny przypadek i trzeba poszukać innej firmy? Nic z tych rzeczy. Sytuację można stosunkowo prostymi metodami poprawić. Należy mieć jednak na uwadze fakt, że choć same metody są proste, nie oznacza to, że ich trwałe i efektywne wdrożenie będzie łatwe. Wymaga to zmiany podejścia do priorytetyzacji zadań oraz sposobu podejmowania decyzji. 
Metody, które mogą pomóc w...