Dołącz do czytelników
Brak wyników

Otwarty dostęp

4 grudnia 2019

Wsparcie technologiczne w efektywnym zarządzaniu pracownikami

107

Pomimo wzrastającej ilości zadań wykonywanych przez maszyny, branża produkcyjna w Polsce z roku na rok zatrudnia coraz więcej pracowników i nic nie wskazuje na to, że ta tendencja w najbliższym czasie ulegnie zmianie. Jednym z głównych wyzwań jest rotacja pracowników oraz coraz częstsze braki kadrowe. W związku z niedoborem pracowników w kluczowych zawodach, pracodawcy coraz częściej zatrudniają cudzoziemców, co wiąże się z dodatkowymi, niejednokrotnie uciążliwymi, formalnościami.

Wyzwania​ branży produkcyjnej

Przewiduje się, że w branży produkcyjnej w Polsce nastąpi w tym roku największy wzrost zatrudnianych pracowników. Co więcej, Polska jest dziewiątym rynkiem w regionie EMEA (Europy, Bliskiego Wschodu i Afryki), gdzie w drugim kwartale 2019 roku będzie najłatwiej o pracę.

Dynamiczny rozwój rynku oraz zatrudnianie masowej ilości pracowników jest wyzwaniem, ponieważ zapobieganie brakom kadrowym staje się coraz trudniejsze. W związku z tym coraz ważniejsze staje się dbanie o pracownika. Coraz większy nacisk kładzie się na budowanie pozytywnego wizerunku firmy w oczach kandydatów i pracowników czyli przyjazną oraz efektywną rekrutację i atmosferę w miejscu pracy. Jak wynika z raportu Grupy Manpower, pracownik coraz większą wagę przykłada do atmosfery panującej w miejscu pracy. Szeroki wybór konkurencyjnych ofert oraz deficyt pracowników na rynku, znacznie ułatwia zmianę miejsca zatrudnienia. Pracodawcy rozumieją, że troska o wyszkolonego pracownika jest bardziej opłacalna, niż ponoszenie kosztów rekrutacji i szkolenia nowej osoby.

Rekrutacja i legalizacja cudzoziemców

Duża rotacja pracowników oraz rekrutacja wysoko wykwalifikowanych pracowników, których coraz ciężej znaleźć w Polsce to kolejne spore wyzwanie branży produkcyjnej. Powoduje to znaczny wzrost liczby przedsiębiorstw rekrutujących i zatrudniających specjalistów ze wschodu. Jest to coraz prostsze dzięki uproszczonej procedurze zatrudniania cudzoziemców o określonych zawodach, które są w Polsce deficytowe.

Przedsiębiorstwa zatrudniające obcokrajowców, nie mogą sobie pozwolić na zrekrutowanie i zatrudnienie pracownika, który nie​ spełnia wymagań stanowiskowych,​ szczególnie biorąc pod uwagę całą logistykę związaną z jego transportem i zakwaterowaniem.

Właśnie dlatego w międzynarodowej rekrutacji wysoce wykwalifikowanych specjalistów niezbędne są odpowiednie narzędzia wspierające.

Proces zatrudnienia cudzoziemców nieraz bywa procesem trudnym, szczególnie przy dużych projektach rekrutacyjnych. Ilość dokumentów legalizacyjnych z jakimi musi mierzyć się pracodawca, może przysporzyć wielu problemów, a to dopiero początek. To właśnie na pracodawcy spoczywa odpowiedzialność pilnowania terminów dokumentów legalizacyjnych (oświadczeń, pozwoleń, wiz, paszportów). Wątpliwości mogą pojawić się również na etapie rozliczeń rocznych, których rodzaj zależy m.in. od długości czasu przepracowanego przez obcokrajowca w Polsce. Co więcej, standardem wśród firm zatrudniających obcokrajowców jest zapewnienie im zakwaterowania, co tworzy potrzebę prowadzenia rejestru i kalendarza mieszkań.
 

 

Rejestracja czasu pracy i rozliczanie pracowników

Dużym wyzwaniem w branży produkcyjnej jest również zarządzanie pracownikami - planowanie wielozmianowych grafików pracy, planowanie urlopów, rejestracja czasu pracy oraz rozliczanie wynagrodzeń. Mimo, że wiele przedsiębiorstw korzysta już z systemów kadrowo-płacowych, to nadal pozostaje wiele procesów, które nie są objęte automatyzacją.

Budowanie przepływu pracy

Duża ilość obowiązków ciążących na pracownikach prężnie rozwijających się firm, może powodować obniżenie jakości komunikacji a co za tym idzie liczne błędy.

Rozwiązaniem optymalizującym pracę rozwijających się przedsiębiorstw jest automatyzacja procesów kadrowych, wprowadzenie odpowiedniego przepływu pracy (ang. workflow​)​ oraz posiadanie całościowej dokumentacji, dostępnej​ w przystępny i przejrzysty sposób dla osób upoważnionych.​ W ramach automatyzacji procesów, firmy wdrażają coraz to nowsze rozwiązania. Nie każdy jednak przedsiębiorca jest świadomy, że posiadanie w swojej organizacji zbyt wielu systemów nie tylko nie poprawi ale może znacznie osłabić efektywność procesów rekrutacyjnych, kadrowych, czy rozliczeniowych.

Rozwiązanie? Kompleksowa automatyzacja!

“Receptą na usprawnienie efektywności procesów w firmie jest wdrożenie dopasowanego systemu” - mówi Paweł Niedziółka, twórca systemu HRappka.pl. W myśl tej idei powstało rozwiązanie, łączące wszystkie główne procesy przedsiębiorstwa w jednym miejscu. System umożliwia użytkownikom realizację ich codziennych zadań w sposób prosty i funkcjonalny, a osobom zarządzającym daje pełny obraz z działań ich zespołów.

Wdrożenie kompleksowego oprogramowania umożliwia wprowadzenie kompleksowej automatyzacji czynności kadrowych - od rekrutacji, przez automatyzację legalizacji cudzoziemców, generowanie umów, tworzenie grafików oraz dokumentacji pracowniczej, rejestrację czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe oraz rozliczenia. HRappka.pl wpływa również na pozytywne doświadczenia pracowników (ang. employee​ experience),​ ponieważ za pomocą ocen i notatek na jego temat można tworzyć pełny obraz pracownika. Umożliwia to odpowiednie docenianie pracowników i wynagradzanie ich. Co więcej, użytkownicy mają możliwość tworzenia kont pracownikom, w których mają oni dostęp do swojego grafiku, z możliwością zgłoszenia dnia wolnego (wnioski urlopowe) czy dostępności, mogą sprawdzić swoje umowy czy rekrutacje obecnie prowadzone przez firmę. Ponadto, widzą również dane kontaktowe do swojego kierownika, z którym mogą się kontaktować.

Automatyzacja w praktyce

Z bardzo dużym wyzwaniem jakim jest rekrutacja międzynarodowa osób wysoko wykwalifikowanych, zatrudnianie w rozproszonych strukturach na terenie Polski oraz legalizacja zatrudnienia cudzoziemców zmierzyła się spółka PGO Services. Spółka, która zajmuje się kompleksowymi usługami wspierającymi w realizacji procesów odlewniczych, utrzymania ruchu, spawania, kuźniczych oraz obróbką metali, zatrudnia wykwalifikowanych specjalistów z zagranicy na stanowiska m.in. spawaczy, tokarzy, frezerów, wytapiaczy, formierzy, hartowników, kowali matrycowych, elektromechaników, itd. Jak twierdzą specjaliści PGO Services: “Największym wyzwaniem, z jakim się mierzyliśmy było znalezienie systemu, który będzie w stanie kompleksowo spiąć naszą działalność od etapu pozyskiwania projektów i klientów, przez pozyskiwanie kandydatów na pracowników realizujących usługi, zatrudnienie, legalizację, logistykę i zakwaterowania, aż po rozliczenia finansowe z klientem i pracownikami, ale również to co się naturalnie zdarza zakończenie pracy przez pracownika. W kilkudziesięciu miejscach w Polsce co sprawia bardzo duże problemy logistyczne”.

Robert Pawlak, Prezes Zarządu spółki PGO Services zdecydował się wprowadzić kompleksowy system informatyczny w celu maksymalnej automatyzacji większości czynności rekrutacyjnych, kadrowych i finansowych. Jak twierdzi: ”Dzięki współpracy z Hrappka.pl i automatyzacji wielu procesów administracyjnych trzonem naszej działalności jako firmy usługowej jest system IT, dzięki, któremu kontrolujemy i automatyzujemy pełny "cykl życia" klienta od pozyskania do rozliczenia finansowego, jak również zautomatyzowany jest proces od pozyskania kandydata do zakończenia przez niego pracy. Z najbardziej żmudnych czynności, z którymi się wcześniej borykaliśmy czyli przygotowania kilkunastu dokumentów administracyjnych, kadrowych i legalizacyjnych przy zatrudnieniu nowego pracownika pozostało nam wprowadzenie kilku danych do systemu i kliknięcie myszką. System sam generuje wszystkie potrzebne dokumenty.”

Planując rozwój firmy, szczególnie w branży produkcyjnej, warto pamiętać nie tylko o automatyzacji czynności produkcyjnych ale również o automatyzacji procesów kadrowych, ponieważ optymalizacja tych procesów pozwala na znaczną oszczędność kosztów oraz zwiększenie możliwości rozwoju.

Weź udział w rewolucji!

Dla czytelników magazynu Menedżer Produkcji przygotowaliśmy specjalny kod zniżkowy, który uprawnia do korzystania z systemu HRappka.pl przez 3 miesiące bez opłat - przy rejestracji na www.hrappka.pl należy wpisać kod MP19. Kod jest ważny do 31.08.2019

Jeżeli myślisz nad automatyzacją działu HR w Twojej firmie lub zastanawiasz się, czy Twoja firma tego potrzebuje - napisz do nas maila na kontakt@hrappka.pl - wspólnie opracujemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu!

Przypisy