Dołącz do czytelników
Brak wyników

Sztuka motywowania

29 października 2020

NR 59 (Październik 2020)

Witaj na pokładzie, czyli jak zminimalizować stres nowego pracownika przy pomocy narzędzi, procesów oraz interaktywnych rozwiązań?

25

Proces onboardingu, czyli wdrożenia pracownika do organizacji definiuje obecnie nieco szerszy zakres. Wyzwania związane z zatrudnieniem i podjęciem nowej pracy pojawiają się nie tylko w jej pierwszych dniach. Coraz częściej mówi się o pre-boardingu, re-boardingu, a także off-boardingu. Co oznaczają te pojęcia i w jaki sposób można zminimalizować stres pracownika przy pomocy odpowiednich narzędzi oraz procesów?

Dobry początek, czyli pre-boarding

Proces adaptacji pracownika, często postrzegany jest wyłącznie jako ten rozpoczynający się w momencie przekroczenia przez niego progu firmy po raz pierwszy. Tradycyjna forma onboardingu zakłada właśnie taki schemat, jednak coraz częściej przedsiębiorstwa skupiają się także na działaniach związanych z organizacją środowiska pracy przed samym zatrudnieniem, po powrocie z długiego urlopu, a także po zakończeniu współpracy. Wszystkim tym etapom mogą towarzyszyć niepewność, stres bądź zakłopotanie. Co zrobić, żeby zminimalizować dyskomfort i sprawić, że pierwszy dzień w organizacji – niezależnie czy jako nowy, czy powracający pracownik, będzie pozytywnym wspomnieniem? 
Proces wdrożenia pracownika w jego pierwszych dniach w nowym miejscu to już w pewnym stopniu wypracowany standard dla działu HR oraz menedżera. Często jednak firmy zapominają o tym, że adaptacja nowego członka zespołu powinna odbywać się już na etapie rekrutacji oraz przy doprecyzowaniu kwestii formalnych związanych z zatrudnieniem – np. poprzez przygotowanie miejsca pracy i niezbędnych narzędzi. Etap ten definiuje właśnie pre-boarding, czyli działania podejmowane przez pracodawcę lub kierownika zespołu, przed pierwszym dniem pracy nowego pracownika. O czym należy pamiętać i na jakie kroki zwrócić uwagę? 
Zespoły produkcyjne bardzo często tworzą osoby zróżnicowane pod względem wieku oraz pochodzenia. Warto to uwzględnić już podczas rekrutacji oraz formalnego przygotowania zatrudnienia. Potencjalny pracownik zza granicy aplikujący do firmy powinien otrzymać wszystkie niezbędne informacje i mieć takie same szanse na zapoznanie się z nimi ze zrozumieniem, co kandydat aplikujący w swoim ojczystym kraju. Na rynku dostępne są narzędzia automatyzujące procesy, które umożliwiają tłumaczenie np. przygotowanego w j. polskim ogłoszenia lub treści umowy na inny język za pomocą jednego kliknięcia.
Takie rozwiązanie minimalizuje stres kandydata, dla którego język obcy nie stanowi w tym przypadku bariery, a dodatkowo upewnia menedżera biorącego udział w rozmowie rekrutacyjnej bądź przy samym zatrudnieniu, że pracownik otrzymał komplet informacji i jeżeli obie strony wyrażą chęć współpracy, to nowa osoba będzie miała odpowiednią wiedzę na temat stanowiska oraz zakresu obowiązków.
Firmy wykorzystują też pre-boarding do przekazania nowemu pracownikowi pakietu powitalnego, tzw. welcome pack, np. gadżetów firmowych dopasowanych do branży lub wysyłają odręczny list powitalny od menedżera. Takie gesty budują nić porozumienia z nową osobą jeszcze przed jej pojawieniem się w organizacji, co później może się przełożyć na większe zaangażowanie oraz lojalność.
 

POLECAMY

Ryc. 1. Przykład narzędzia automatyzującego rekrutację i zatrudnienie
Źródło: HRappka.pl

 
Onboarding – podręcznik skrojony na miarę potrzeb

Kiedy pracownik dołączy już do organizacji, należy zadbać o jego komfort podczas pierwszych dni w nowym miejscu oraz odpowiednie wdrożenie. Proces ten ułatwia stosowanie kroków z modelu 4 C, czyli:

  • Compilance – zgodność i procedury, 
  • Clarification – obowiązki i oczekiwania, 
  • Culture – kultura firmowa, 
  • Connection – więzi i społeczność.

Te poszczególne elementy modelu zdefiniowane przez amerykańską badaczkę stanowią doskonały wyznacznik do tworzenia materiałów wdrożeniowych.
Dobrym pomysłem na kreatywne zebranie najważniejszych informacji, procedur oraz wartości organizacji jest stworzenie firmowego handbooka. Taki podręcznik można tradycyjnie wydrukować, udostępnić jego elektroniczną wersję do pobrania w pliku .pdf lub przedstawić zespołowi w formie ciekawej prezentacji multimedialnej. 
 

Ryc. 2. Etapy modelu 4 C 
Źródło: Welcomebook.pl


Co powinno się znaleźć w podręczniku? 

  • Informacje o firmie: historia, misja i wizja, wartości, kultura organizacji, dress code.
  • Struktura organizacji: zespoły, działy, stanowiska.
  • Standardy i zasady pracy: godziny, zmiany, przerwy, nieobecności, urlopy, zastępstwo.
  • Dokumenty: regulamin pracy, kodeks postępowania, BHP.
  • Komunikacja: styl, język, narzędzia.
  • Rozwój: szkolenia, awanse, możliwa ścieżka kariery.
  • Benefity: informacje o dostępnych udogodnieniach.
     
Ryc. 3. Przykład podręcznika – Pierwsze dni w pracy
Źródło: Tokai Cobex

 

Ryc. 4. Interaktywna wycieczka po firmie
Źródło: Sponge dla Toyota


W przypadku branży produkcyjnej dobrze poświęcić kilka stron handbooka na opisanie nowego stanowiska oraz samego miejsca pracy. Pokazanie zdjęć zakładu produkcyjnego oraz znajdujących się w nim maszyn pozwoli przybliżyć pracownikowi jego nowe środowisko, a opisanie, jak będą wyglądały pierwsze dni adaptacji – uniknąć zbędnego stresu związanego z niepewnością i strachem przed nowymi wyzwaniami.

Wideowdrożenie – angażuj interaktywnie 

Podręcznik onboardingowy nie musi się kojarzyć wyłącznie z tradycyjną formą łączącą treści oraz grafiki. Coraz częściej marki stosują też nieco bardziej zdigitalizowane rozwiązania. Toyota w ten sposób postanowiła przekazać najważniejsze dla nich wartości. Marka podkreśla, że jest to wyjątkowe miejsce, w którym każdy pracownik czuje się dobrze, a wszystko, co robi, ma na celu jak najlepsze zadbanie o klienta, który stawiany jest przez firmę na pierwszym miejscu.
Prezentacja etosu biznesowego firmy poprzez stworzenie interaktywnej wycieczki wideo po całej ścieżce podróży klienta pozwala przekazać spójny komunikat, niezakłócony przez zmieniającą się formę prezentacji oraz styl zależny od prowadzącego. Dodatkowo takie narzędzie ułatwi zadanie kierownikowi, który może wyświetlić nowym pracownikom angażujący materiał, żeby dopiero w kolejnym kroku doprecyzować ich pytania oraz wątpliwości.

Platforma – źródło wiedzy oraz niezbędnych informacji

Poza podręcznikiem oraz wdrożeniem w formie interaktywnej wy...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy