Dołącz do czytelników
Brak wyników

Sztuka motywowania

1 września 2020

NR 58 (Sierpień 2020)

Komunikacja i zaangażowanie w firmie produkcyjnej, czyli jak wykorzystać treści, grafikę i wideo do zaangażowania pracowników

68

Komunikacja w firmie od zawsze stanowi wyzwanie, szczególnie w sektorze produkcyjnym. Duża liczba osób w różnym wieku i rozproszony zespół pracowników biurowych oraz hal produkcyjnych, nie ułatwiają zadania kadrze kierowniczej. W jaki sposób można ułatwić pracę menedżerowi? Jak dzięki przystępnej formie materiałów i prostemu przekazowi skutecznie dotrzeć do odbiorców?

Nowa osoba w organizacji – wyzwanie nie tylko dla działu HR

Proces wprowadzenia pracownika do firmy oraz jego wdrożenie kojarzy się z zadaniami przeznaczonymi dla działów HR oraz kadr. W większości przypadków tak się dzieje, ale niewiele rzadziej pytania, problemy i wyzwania związane z pojawieniem się nowej osoby, spoczywają na barkach kierownika danej jednostki. Co zrobić, żeby ułatwić zadanie menedżerowi i przy okazji sprawić, żeby proces onboardingu nie był stresującym wspomnieniem dla nowego członka zespołu? Na pewno warto postawić na firmowy handbook, czyli podręcznik powitalny. Wycieczka po zakładzie, poznanie swojego środowiska pracy czy zbiór zasad, to sposób na ułatwienie pracownikowi pierwszych dni adaptacji. W takim podręczniku dobrze jest umieścić informacje o standardach pracy i bezpieczeństwa, kulturze organizacyjnej, sprawach kadrowych czy tzw. FAQ (ang. Frequently Asked Questions), czyli listę najczęściej zadawanych pytań i przygotowanych do nich odpowiedzi.
 

POLECAMY

Zdjęcie 1. Przykład onboardingu w branży produkcyjnej. Źródło: welcomebook.pl

 

Zdjęcie 2. Aplikacja VWP do komunikacji wewnętrznej.
Źródło: beedifferent.pl/blog

 

Zdjęcie 3. Grupa Żywiec, Intrabot.
Źródło: emplocity.pl


Nic oczywiście nie zastąpi tradycyjnego wdrożenia czy szkolenia, ale zebranie najważniejszych informacji w jednym miejscu pozwoli odciążyć menedżera, który może odesłać pracownika do opracowanego materiału. Handbook to także dobry sposób na uchronienie nowej osoby przed stresem, pojawiającym się szczególnie w pierwszych dniach pracy. Przekazywane podczas rozmów informacje mogą być ulotne, a opcja powrócenia do uporządkowanej w podręczniku treści, pozwoli uniknąć konieczności zadawania tych samych pytań.

Aplikacje i chatboty

W przypadku firm produkcyjnych wyzwaniem będzie zespół bezpośredniej produkcji, ponieważ nie ma e-maili i telefonów firmowych. Warto o tym pamiętać, tworząc mechanizmy usprawniające komunikację. Powinny one mieć przede wszystkim na celu połączenie pracowników tzw. white i blue-collars. Dobrym pomysłem jest spersonalizowana aplikacja, za pomocą której osoby z różnych działów i stanowisk mogą wymieniać między sobą informacje. Co ważne, takie narzędzie może zawierać w sobie zbiór szczegółów dotyczących spraw kadrowych, BHP, rozwoju czy grywalizacji. Takie rozwiązanie wybrał Volkswagen w Poznaniu i stworzył dostępną dla wszystkich pracowników, spersonalizowaną aplikację do komunikacji wewnętrznej. Narzędzie zawiera wszystkie newsy dotyczące firmy i zostało podzielone na intuicyjne kategorie. Użytkownicy znajdą w nim odnośniki do pakietu medycznego, rekrutacji czy edukacji. Co ważne, w jednym miejscu zostały zebrane niezbędne linki i kontakt do poszczególnych działów. Aplikacja umożliwia też zapoznanie się z elektroniczną wersją newslettera i firmową gazetką. 

Ciekawym rozwiązaniem do usprawnienia komunikacji jest też wykorzystanie Intrabota, czyli inteligentnej formy chatbota. Wgrany mechanizm udziela odpowiedzi na zadane mu pytania 24 h na dobę, 7 dni w tygodniu.

Grupa Żywiec postawiła na to rozwiązanie w celu zautomatyzowania kontaktu z działem HR i administracji. Pracownik zadaje pytania dotyczące terminu wykonania badań, sposobu rozliczenia delegacji czy puli wolnych dni urlopowych. Narzędzie ma jednak wiele innych opcji, dlatego śmiało można zastosować tę metodę do usprawnienia kontaktu z kadrą menedżerską i w każdej chwili dodać do bazy nowe pytanie i odpowiedzi do zagadnień, które najczęściej nurtują pracowników produkcji.

Grywalizacja

Jednym z kluczowych wyzwań, przed którym staje każdy menedżer, jest motywacja pracowników. Odgrywa ona ważną rolę, szczególnie na wybranych etapach produkcji, w których konieczne jest skuteczne zarządzanie zróżnicowanym zespołem. Z pomocą przychodzi grywalizacja, czyli bazowanie na mechanizmach znanych z gier komputerowych, takich jak zdobywanie punktów, rywalizacja czy przechodzenie na kolejne poziomy. Współzawodnictwo można wykorzystać w kreatywny sposób do zwiększenia motywacji zespołu, ale też zachęcenia go do usprawnienia procesów produkcyjnych oraz optymalizacji ich kosztów czy wydajności. Za konkretne działania przyznawane są punkty, które w kolejnym kroku można wymieniać na nagrody. Motyw gamifikacji sprawdza się także w przypadku organizowanych konkursów, zachęcających pracowników np. do zaproponowania usprawnienia bezpieczeństwa na liniach produkcyjnych. Oprócz atrakcyjnych nagród zespół może gromadzić punkty za samo branie w nich udziału, co zwiększa jego aktywność i zaangażowanie w rozwój firmy.

Kreatywna metoda Kaizen

Dla każdego menedżera produkcji ważną rolę powinna odgrywać ciągła optymalizacja procesów. Aktywność pracowników, których utożsamienie się z firmą jest niezbędne do zwiększenia wydajności oraz rozbudzania w nich motywacji wewnętrznej, stanowi kluczowy element codziennej pracy. W jaki sposób to zrobić? Na przykład wykorzystując sprawdzoną metodę Kaizen, czyli japoński styl zarządzania, polegający na systematycznym wprowadzaniu zmian metodą małych kroków. Doskonalenie obecnych procesów poprzez zaangażowanie pracowników każdego szczebla to koncepcja wybierana przez wiele marek. Można zastosować tradycyjne formularze do zgłaszania sugestii lub zadbać o ich bardziej atrakcyjną formę graficzną bądź zdigitalizowaną, żeby uzupełnianie ich nie kojarzyło się wyłącznie z biurokracją. W tym zakresie warto połączyć metodę Kaizen z grywalizacją i nagradzać zespół za najlepsze i najbardziej trafione pomysły. Kim Scott, autorka książki Szef wymagający i wyrozumiały, przywołuje zasłyszaną w szkole biznesu historię, dotyczącą linii montażowej w Toyocie.
Zgodnie z nią, liderzy Toyoty postawili na kreatywną formę słuchania pomysłów pracowników i namalowali na podłodze fabryki kwadrat. Każdy nowy pracownik po tygodniu pracy, musiał w nim stanąć i wskazać minimum trzy rzeczy, które wymagały według niego usprawnienia. 
 

Zdjęcie 4. Aplikacja VW Poznań – informacje
o konkursach. Źródło: beediff erent.pl/blog

 

Zdjęcie 5. Filmik pokazujący produkcję, wypowiedzi
pracowników i właścicieli. Źródło: Nobile Sports

 

Zdjęcie 6. Przykład kreatywnego przedstawienia bazy wiedzy. Źródło: lincolnelectric.com/

Wideocontent, czyli pokaż, zamiast pisać

Wideo to forma bardziej przystępna w odbiorze, szczególnie gdy mamy do przekazania większą ilość informacji. W firmie produkcyjnej można wykorzystać ją do pokazania pracownikom ich docelowego miejsca pracy, materiałów szkoleniowych BHP oraz zadań wynikających ze stanowiska. Menedżer przedstawi najważniejsze z perspektywy organizacji i danego stanowiska zasady oraz elementy, na które szczególnie należy zwrócić uwagę. Content wideo można też wykorzystać w celach instruktażowych i zaangażować do jego tworzenia inne osoby, które powiedzą więcej o swoim miejscu pracy i pokażą, jak wyglądają ich codzienne obowiązki. Uczestnictwo zespołu i kierownictwa przy tworzeniu tego rodzaju materiałów, nie tylko zaktywizuje obecnych pracowników, ale też zostanie zdecydowanie lepiej odebrane przez nowe osoby w organizacji, niż przy wykorzystaniu aktorów lub statystów.

Baza wiedzy i instrukcje obsługi

Baza wiedzy oraz instrukcje obsługi kojarzą się często z nudnymi materiałami zapewniającymi bezpieczeństwo i ułatwiającymi pracę. W tym przypadku również warto wybrać bardziej przystępną formę ich prezentacji. Lincoln Electric – globalny producent produktów do spawania, cięcia i łączenia na swojej stronie internetowej stworzył zakładkę gromadzącą wszystkie niezbędne informacje. Znaleźć w niej można instrukcje obsługi od ekspertów spawalniczych, porady w formie wideo, artykuły poradnikowe, katalogi, a także listę najczęściej zadawanych pytań i odpowiedzi do nich.

Doceniam, że jesteś

Docenienie pracownika i wspólna inicjatywa, to niezwykle ważne elementy, szczególnie w tym trudnym czasie. Kryzys związany z pandemią koronawirusa spowodował, że część firm przeszła na pracę zdalną lub została zmuszona do redukcji personelu i wstrzymania działań....

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 numerów czasopisma "Menedżer Produkcji"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Dodatkowe dokumenty do pobrania i samodzielnej edycji
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy