VAT OSS i VIES w sprzedaży internetowej za granicę – kiedy z nich korzystać i jak zautomatyzować

Z tego artykułu dowiesz się:

• czym jest procedura VAT OSS i kiedy sprzedawca internetowy musi z niej korzystać,
• czym jest system VIES i do czego służy przy sprzedaży firmom z UE,
• czym różni się sprzedaż B2C za granicę od sprzedaży B2B (WDT),
• jak zautomatyzować obsługę OSS i weryfikację VIES w sklepie i ERP.

Tekst jest przeznaczony dla polskich sklepów internetowych i sprzedawców na marketplace’ach, którzy sprzedają lub planują sprzedawać do innych krajów Unii Europejskiej. Przykłady automatyzacji pochodzą z platformy SellIntegro – wrocławskiego integratora, który łączy systemy ERP ze sklepami i marketplace’ami. Artykuł ma charakter informacyjny; w konkretnej sytuacji podatkowej skonsultuj się z doradcą podatkowym lub księgowym.

Czym jest VAT OSS?

Procedura OSS obowiązuje od 1 lipca 2021 roku. Dotyczy przede wszystkim wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość, czyli sprzedaży konsumentom (B2C) w innych krajach UE z wysyłką z Polski. Bez OSS sprzedawca musiałby zarejestrować się do VAT w każdym kraju, do którego sprzedaje powyżej limitu.

Polski sprzedawca rejestruje się do OSS w urzędzie skarbowym zgłoszeniem VIU-R i składa kwartalną deklarację VIU-DO do końca miesiąca następującego po kwartale. Szczegółowy opis procedury i jej skutków dla sklepów zawiera artykuł o tym, czym jest VAT OSS.

Kiedy sprzedawca musi stosować stawki VAT kraju klienta?

Stawki VAT kraju klienta stosuje się po przekroczeniu limitu 10 000 euro netto rocznie. Limit jest wspólny dla całej sprzedaży B2C do wszystkich pozostałych krajów UE, a nie liczony osobno dla każdego kraju.

Poniżej limitu sprzedawca może stosować polski VAT. Po jego przekroczeniu – od transakcji, którą limit został przekroczony – stosuje stawkę obowiązującą w kraju konsumenta, na przykład 19% w Niemczech czy 21% w Czechach, a podatek rozlicza w deklaracji OSS albo przez rejestrację w danym kraju.

Czym jest VIES?

VIES nie jest jedną europejską bazą firm, tylko pobiera dane z krajowych rejestrów VAT państw członkowskich. Wynik weryfikacji pokazuje, czy numer jest aktywny w dniu sprawdzenia. Weryfikację warto zapisać, ponieważ jest dowodem należytej staranności sprzedawcy.

W sprzedaży B2B do innego kraju UE, czyli wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów (WDT), stawka 0% wymaga, aby nabywca miał ważny numer VAT UE, a sprzedawca był zarejestrowany jako podatnik VAT-UE i podał ten numer na fakturze. Baza wiedzy SellIntegro opisuje, czym jest VIES i w których integracjach platforma obsługuje weryfikację numerów VAT UE.

VAT OSS a VIES – czym się różnią?

VAT OSS i VIES dotyczą sprzedaży za granicę, ale odpowiadają na inne pytania. OSS odpowiada na pytanie, jak rozliczyć VAT od sprzedaży konsumentom, a VIES – czy kontrahent jest firmą uprawnioną do zakupu ze stawką 0%.

Jak zautomatyzować OSS i weryfikację VIES w e-commerce – krok po kroku

Przy kilkuset zamówieniach zagranicznych miesięcznie ręczne sprawdzanie numerów VAT i dobieranie stawek prowadzi do błędów na fakturach. Automatyzacja przenosi te decyzje do integracji między sklepem, marketplace’em i ERP.

1. Oznacz kraj dostawy w zamówieniu. Kraj dostawy decyduje o stawce VAT w sprzedaży B2C po przekroczeniu limitu.
2. Skonfiguruj stawki krajowe w ERP. System ERP musi znać stawki VAT poszczególnych krajów, aby wystawić poprawny dokument.
3. Weryfikuj numer VAT UE automatycznie. Gdy klient poda numer VAT UE, integracja sprawdza go w VIES i dopiero wtedy dokument może otrzymać stawkę 0%.
4. Wystawiaj dokument w ERP z właściwą stawką. Faktura lub paragon powstaje automatycznie po przesłaniu zamówienia ze sklepu lub marketplace’u.
5. Zbieraj dane do deklaracji OSS. Dokumenty z podziałem na kraje i stawki stanowią podstawę kwartalnej deklaracji VIU-DO.

SellIntegro łączy z systemami ERP ponad 400 gotowych integracji ze sklepami i marketplace’ami, w tym z Amazonem i Wayfair, czyli marketplace’ami, przez które sprzedaje się klientom w innych krajach. Systemy SellIntegro przetwarzają od 6 do 10 milionów zamówień miesięcznie.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. Przepisy i stawki VAT mogą się zmieniać – przed wdrożeniem skonsultuj rozwiązanie z doradcą podatkowym lub księgowym.

Najczęściej zadawane pytania

Od jakiej kwoty trzeba rozliczać VAT w kraju klienta?

Od przekroczenia 10 000 euro netto rocznie łącznej sprzedaży B2C do wszystkich pozostałych krajów UE. Po przekroczeniu limitu stosuje się stawkę VAT kraju konsumenta.

Czy rejestracja do VAT OSS jest obowiązkowa?

Nie. OSS jest procedurą dobrowolną, która zastępuje rejestrację do VAT w każdym kraju UE, do którego sprzedawca sprzedaje konsumentom powyżej limitu.

Co zrobić, gdy numer VAT kontrahenta nie jest aktywny w VIES?

Nie stosuj stawki 0% dla WDT, dopóki numer nie zostanie potwierdzony. Poproś kontrahenta o wyjaśnienie, ponieważ nowe numery mogą pojawiać się w VIES z opóźnieniem.

Czy VIES to to samo co biała lista podatników VAT?

Nie. VIES sprawdza numery VAT UE dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, a biała lista to polski wykaz podatników VAT z numerami rachunków bankowych.

Podsumowanie

VAT OSS pozwala rozliczyć VAT od sprzedaży konsumentom w innych krajach UE w jednej kwartalnej deklaracji po przekroczeniu limitu 10 000 euro. VIES sprawdza numer VAT UE firmy-kontrahenta i jest warunkiem bezpiecznego zastosowania stawki 0% przy WDT. Przy większej skali sprzedaży zagranicznej obie czynności warto zautomatyzować w integracji między sklepem, marketplace’em i ERP.