Planuj z głową

Nie oszukujmy się – większość z nas nie lubi systematycznie planować. Teoretycznie robimy to każdego dnia – wpisujemy zadania i spotkania do papierowych i elektronicznych terminarzy, wieszamy na ścianach wymyślne planery, jednak mimo to wielokrotnie zmagamy się z nakładającymi się na siebie zadaniami, wykreślamy, przesuwamy itp. Skutek jest często taki, że ciągle brakuje nam czasu, skupiamy się na niewłaściwych zadaniach, a w konsekwencji rosną nasza frustracja i poziom stresu. Jest jednak dobra wiadomość – planowania można się nauczyć i nie jest to zadanie tak trudne, jak mogłoby się wydawać. Wystarczy konsekwencja, systematyczne działanie oraz chęć do wykorzystania prostych i dostępnych narzędzi, a przede wszystkim silna chęć zmiany nawyków. 

​​

Czas pracy menedżera w badaniach

Badania pokazują, że planowanie pracy pozwala na znaczne zwiększenie jej efektywności i sprawia, że zyskujemy więcej czasu dla siebie samych. Poświęcając planowaniu jedynie 1% czasu potrzebnego na wykonanie konkretnego działania, jesteśmy w stanie zaoszczędzić blisko godzinę dziennie. Analiza przeciętnej długości czasu pracy ludzi na kierowniczych stanowiskach wykazała, że wszyscy przekraczają swój nominalny czas pracy. W najlepszym przypadku dodatkowa praca zajmuje im 48 minut dziennie, w najgorszym – blisko 7 godzin. A przecież każdy z nas ma do wykorzystania dokładnie tyle samo czasu: godzina zawsze będzie miała 60 minut, minuta 60 sekund, a na każdą dobę przypadać będą 24 godziny, których na tydzień składa się 168, a na rok 8760… Gdybyśmy spojrzeli na najbardziej ekstremalną sytuację z przytoczonego badania, czyli na człowieka, który dziennie przedłuża swój czas pracy o 7 godzin, to zauważymy, że rocznie traci on ponad dwa miesiące życia, które mógłby poświęcić na inne działania – 7 godzin dziennie to 35 godzin tygodniowo, 140 miesięcznie i 1680 godzin rocznie! Jest to przypadek ekstremalny. Załóżmy jednak, że kierownik przekracza średnio swój normatywny czas pracy jedynie o godzinę dziennie. Jak wyglądałaby symulacja utraconego czasu w jego przypadku? Tygodniowo straci ok. 5 godzin, miesięcznie ok. 20, a w ciągu całego roku liczba ta może dojść do 240 godzin, czyli 10 dni, które mógłby poświęcić na rozwijanie swoich pasji, kontakty z bliskimi czy po prostu na odpoczynek i relaks. 

Organizacja pracy pols...